Mesmo com muito planejamento, a gestão de projetos também pode envolver o gerenciamento constante de problemas, atividades não planejadas e itens que fogem do escopo inicial pensado para o empreendimento.
O que irá fazer com que o projeto tenha sucesso é a maneira como o gestor e sua equipe irão lidar com estas questões, que muitas vezes parecem ser muito complexas ou não ter solução. Confira a seguir 5 dicas para lidar com problemas e imprevistos em projetos de construção civil:
1. Saiba a diferença entre problemas e questões que precisam de ação
Em muitos casos, gerentes de projetos acabam não sabendo identificar e rastrear problemas verdadeiros. Muitos itens classificados como problemas são na verdade riscos (problemas potenciais) ou apenas itens que requerem uma ação. Os itens de ação são tarefas que devem ser feitas em algum momento, e não necessariamente representam um problema.
Se você acha que o registro de problemas possui itens demais, é possível que você esteja rastreando-o da maneira incorreta, junto com as demais tarefas e pendências do projeto.
2. Peça aos membros da equipe que identifiquem problemas e soluções
Uma boa prática é encorajar os membros da equipe a encontrar problemas e soluções de forma frequente, mesmo em questões sobre as quais não sejam diretamente responsáveis.
Quando alguém identificar um problema em potencial, peça a essa pessoa que também traga uma ou mais soluções possíveis para a questão. Este processo ajuda a criar responsabilidades em nível global, além de agilizar o ciclo de resolução e ações para os problemas que surgem.
3. Quebre questões muito grandes em problemas menores
Se uma grande questão parece muito difícil de ser resolvida em tempo hábil, divida-a em questões menores e mais lógicas. Em muitos casos, a resolução de um “sub-problema” conduz para a solução do problema inicial de forma mais natural e executável.
Se isso não ocorrer, ao menos irá permitir que a equipe identifique os componentes do problema, para que eles possam ser resolvidos ou sistematizados individualmente.
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4. Treine sua equipe para tomar decisões
A rotina de um gestor de projetos já é bastante complexa, e ter que lidar com quaisquer tipos de problemas certamente não facilita as coisas. Muitos problemas exigem ajuda externa e devem ser reportados ao gerente responsável pelo projeto. No entanto, a sua equipe certamente tem a capacidade de resolver muitos impasses sem a necessidade de levá-los ao nível gerencial.
Treine-os para serem independentes e agirem como gestores de suas próprias atribuições. Incentive as pessoas a aceitar responsabilidades e a tomar decisões quando apropriado. Isso ajuda a equipe a atuar de forma mais eficiente e a crescer profissionalmente. Os colaboradores devem se questionar se realmente precisam de ajuda ou se podem tomar uma decisão de forma independente.
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De maneira geral, os gerentes do projeto devem estar envolvidos em ações e problemas onde:
– Existe um impacto no esforço, duração ou custo do projeto;
– A decisão exige desvio do escopo ou do planejamento do projeto;
– A tomada de decisão fará com que o colaborador perca um compromisso previamente agendado;
– A decisão pode colocar o futuro do projeto em risco.
Faça com que os membros da equipe estejam cientes dessas diretrizes durante a execução de suas atividades.
5. Documentação é fundamental
Uma reunião que acontece e não possui decisões documentadas. Uma conversa sobre um problema de última hora que, por ser urgente, não tem sua existência registrada. Essas ações não parece importantes, mas podem ser fundamentais para o futuro do projeto. Afinal de contas, problemas futuros podem aparecer devido a algo que, por não ter sido documentado, também não foi executado da maneira correta – e quem pode afirmar como exatamente aquilo aconteceu?
Por isso, cada decisão tomada, cada imprevisto e cada problema devem ser registrados em plataformas de gerenciamento adequadas para isso. No futuro, será possível prever problemas e definir melhores estratégias a partir do histórico de ações passadas. Além disso, essa documentação sistemática também serve como controle para o que você e sua equipe estão fazendo diariamente, e se o tempo gasto nessas tarefas está sendo adequado ou se poderia ser empregado em tarefas mais produtivas.
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