O aumento da produtividade na construção civil é um dos maiores desafios do setor. Alguns motivos como a falta de capacitação e o planejamento insuficiente dos projetos contribuem para essa realidade – uma pesquisa do IBGE em 2013 mostrou que a produtividade do trabalhador brasileiro é a menor do mundo na construção civil.

A boa notícia é que com muito estudo, planejamento e reconhecimento dos próprios erros de gestão é possível garantir a produtividade dos funcionários dentro das empresas de engenharia e construção, estejam eles no escritório ou no canteiro de obras. Confira:

1. Aprendizagem, gestão e tempo

Para gestores de empresas, a aprendizagem e melhoria constantes não são mais opcionais. Se quiser compreender o que está realmente acontecendo no seu negócio e aprender o que será necessário para melhorar a situação, você precisará testar suas crenças com dados.

O gerente bem-sucedido reconhece que o domínio sobre sua gestão de tempo não é uma opção, mas uma necessidade. Não importa o quão bom você seja em tomar decisões, se comunicar, assumir riscos, lidar com clientes, motivar os funcionários ou qualquer outra habilidade de gestão. Se você não pode dominar o seu tempo, gerencialmente, você irá sofrer com grandes falhas. Existem inúmeras escolas de pensamento sobre a produtividade pessoal e gestão de tempo. Neste caso, como foi dito anteriormente, o ponto mais importante é manter consistência com qualquer método que você escolha.

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Separamos alguns princípios subjacentes que devem ser partes integrantes de qualquer sistema de produtividade pessoal:

2. Definir a próxima etapa (mesmo que seja pequena)

Uma das maiores causas de procrastinação é a falta de clareza sobre a próxima ação necessária para mover cada projeto adiante. Para lidar com a complexidade nos projetos, é importante praticar o zooming na definição do seu trabalho, quebrando projetos em fases, fases em tarefas, e criando um checklist para cada tarefa.

3. Categorizar tarefas e tomar as ações adequadas

Uma das estruturas simples de categorização é baseada em dois fatores: a urgência e a importância. Dentro disso, é possível defini-las de acordo com 4 ações:

Ação 1 – Fazer: se você pode fazer a tarefa em menos de dois minutos, provavelmente é  melhor fazê-la imediatamente.

Ação 2 – Delegar: concentre-se em fazer as tarefas que só você pode fazer e delegue o restante para outros colaboradores.

Ação 3 – Adiar: uma tarefa urgente, mas não importante, é uma boa candidata para ser adiada.

Ação 4 – Apagar: uma tarefa não urgente e não importante.

4. Captura ubíqua

O maior erro de produtividade pessoal é tentar manter todas as informações apenas na sua cabeça. A captura ubíqua consiste em registrar tudo o que deve ser feito, e o ponto chave para esse hábito é sempre manter uma única ferramenta disponível para anotar lembretes e tarefas diárias.

Dominar a arte da captura ubíqua elimina o estresse de “tentar lembrar de não esquecer”.

5. Revisão Diária

A captura ubíqua por si só não é suficiente: você precisa de alguma maneira revisar sua lista com frequência. Para colocar esse hábito em prática, escolha um ou até dois horários fixos no seu dia para planejar e atualizar a lista de tarefas. Por exemplo, você pode revisar todas as suas tarefas às 8h da manhã e fazer uma atualização de tudo o que foi concluído às 17h, no fim do expediente.

Exercícios

1. Liste as principais fontes de desperdício em seus projetos diários (itens com status “aguardando por algo”)

2. Defina as reações gerenciais para incertezas e atrasos, que possuem um impacto negativo no resultado final

3. Descreva como funciona a priorização de tarefas diárias em seus projetos

4. Identifique onde exista a maior prevalência de multitarefas na sua organização

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