As empresas de engenharia e construção civil lidam com um enorme volume de dados e informações quantitativas. Apesar da grande variedade de softwares disponíveis, a boa e velha planilha do Excel continua sendo a principal ferramenta para a gestão de informações — além de prático e de fácil visualização, o aplicativo possui uma variedade de fórmulas e itens personalizáveis, capazes de otimizar a rotina de trabalho e facilitar a vida de quem é responsável por gerenciar informações.
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No entanto, dominar essas fórmulas e funções do Excel pode ser uma tarefa complicada. Para te ajudar, separamos 8 dicas de como usar o Excel, melhorar a produtividade com a ferramenta e aproveitar ao máximo os benefícios que ela pode oferecer. Confira:
1. Nova linha em uma célula
Pressionar enter no Excel moverá sempre o cursor para a próxima célula. Mas, e se você quiser adicionar outra linha para a mesma célula? Para isso basta pressionar ALT + ENTER. Agora você pode adicionar mais informações na mesma célula utilizando uma nova linha.
2. Cálculos rápidos
A soma de números é provavelmente a operação mais básica e utilizada do Excel. Ao invés de entrar na barra de fórmulas para cálculos rudimentares, basta manter pressionada a tecla CTRL enquanto você clica na próxima célula.
Isso mostrará automaticamente uma soma dos números contidos nas células selecionadas na barra de status abaixo. Clicar com o botão direito também revelará outras funções, como Média (AVG) e Mínimo (MIN).
3. Congelar células
Trabalhar com planilhas grandes pode ser um problema, especialmente se precisa rolar para cima e para baixo a todo momento apenas para ver os títulos de cada coluna. É aqui que entra a função de painéis de congelamento, que bloqueará as primeiras linhas e colunas da planilha. Basta utilizar os comandos VIEW -> WINDOW -> FREEZE PANES.
4. Fórmulas mais fáceis de entender
Trabalhar com os nomes de célula padrão no Excel pode fazer suas fórmulas ficarem parecidas com A6 * F9 * (H3/S6) — ou seja, símbolos quase indecifráveis. Use os comandos “Número de referência” ou “Coeficiente” para rotular células ou grupos de células. Vá para FORMULAS -> DEFINE NAME e, ao fazê-lo, basta lembrar uma fórmula digitando = Reference Number * A2 ou qualquer outra variação que você desejar. Isso também permitirá que você encontre as células de maneira muito mais rápida na planilha.
5. Clique duplo
Clicar duas vezes em um separador de coluna dimensionará automaticamente a coluna para ajustar os dados. Clicando na borda das primeiras células naquela linha ou coluna saltará automaticamente para a última célula da série. Por último, utilize a opção de preenchimento automático caso seus dados sigam algum tipo de série ou padrão. Por exemplo: digitando 1, 2 fará um sinal de (+) aparecer no canto inferior. Clicar nele preencherá automaticamente a coluna inteira.
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6. Adicionar imagens
Também é possível adicionar imagens nos comentários feitos nas células. Basta clicar em qualquer canto da caixa de comentário, selecionar EDITAR COMENTÁRIO e inserir a imagem desejada.
7. Múltiplas dados e planilhas
É possível adicionar os mesmos dados em mais de uma planilha ao mesmo tempo. Para fazer isso, selecione as planilhas desejadas (segurando a tecla Shift ao clicar nelas) e então digite os dados desejados.
8. Adicionando datas
Para adicionar os dias da semana em uma planilha, digite a primeira data em uma célula e então arraste o preenchimento utilizando o botão direito do mouse. Escolha “Preencher dias da semana” do menu de atalhos e as datas da planilha serão adicionadas automaticamente.
Você conhece mais alguma dica de como usar melhor o Excel, suas fórmulas e funções? Compartilhe nos comentários abaixo.
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