As 3 melhores práticas para uma gestão de documentos eficiente

É comum que as empresas tenham uma enorme quantidade de documentos importantes arquivados, que são impressos e expedidos todos os dias. Por isso, uma organização eficiente dos documentos é fundamental para que a empresa mantenha sua produtividade e até mesmo sua competitividade. Afinal, qual foi o funcionário que nunca perdeu horas procurando algum documento importante em meio a papelada da empresa? Manter uma gestão de documentos eficiente é essencial para ter os documentos sempre à mão, para não perder prazos, pagar multas e perder a competência.

Por isso, arquivar e organizar documentos é importantíssimo para controlar a administração da sua empresa e facilitar o dia a dia no trabalho, fazendo com que seus funcionários tenham tempo para se dedicar a tarefas mais importantes. Confira a seguir as 3 melhores práticas para organizar melhor os documentos em sua empresa!

1. Tenha um local específico e exclusivo para armazenar os documentos

Em empresas com um volume menor de documentos uma simples estante com tranca já pode ser a solução para armazenar toda a documentação. Para empresas maiores, com um volume maior de arquivos, pode-se até separar uma sala exclusiva para o arquivo da empresa. O mais importante é reunir toda a papelada em um só lugar para não perder tempo se deslocando por vários lugares.

2. Agrupe os documentos e organize-os em pastas exclusivas

Existem várias maneiras para agrupar os documentos: separados por datas, por temas, por clientes, ou como você achar melhor para sua empresa. Essa separação tornará as pesquisas muito mais fáceis.

Você pode, por exemplo, colocar em uma pasta apenas contratos, em outra os documentos internos e em outra pasta as notas fiscais. Por falar em pasta, não entenda elas apenas como objetos pequenos: ela pode ser grande ou mesmo substituída por um arquivo ou uma estante com tranca. Para facilitar ainda mais a localização dos documentos, podem ser utilizados sistemas de etiquetas e códigos de barras na organização das pastas, como o código numérico, por exemplo, onde cada número se refere a um determinado tipo de documento, assim:

01.00 – Plano de negócios: nesta pasta guarde os documentos relacionados aos planos de negócios da empresa.

02.00 – Operação: nesta pasta guarde os fluxogramas que definem as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços da sua empresa de construção civil.

03.00 – Produtos: nesta pasta armazene dados como preços, peso e custos de obras (materiais utilizados).

04.00 – Financeiro: nesta parte guarde seus relatórios financeiros, informações sobre fluxo de caixa, relações de receitas, custos, despesas e lucros da empresa.

E na segunda dezena do código numérico você pode segmentar e especificar um pouco mais sobre os documentos contidos na pasta, assim:

04.00 – Financeiro.

04.01 – Relação de Receitas.

04.02 – Relação de Custos.

04.03 – Relação de Despesas.

04.04 – Balanços Anuais.

O mesmo conceito de organização também vale para os documentos salvos no computador, que podem ser separados em pastas específicas e, por questão de segurança, com backup salvo em nuvem.

3. Conte com a tecnologia para aprimorar a gestão dos documentos

Como já citado anteriormente, salvar documentos na nuvem (cloud computing) também é importantíssimo para ter mais segurança sobre seus arquivos, caso perca-os do computador, além de poder organizá-los e encontrá-los com mais praticidade.

No computador e mesmo em nuvem é possível criar pastas com segmentos, tornando a busca muito mais fácil e rápida do que quando os documentos estão guardados em armários.

Hoje em dia existem ainda serviços para armazenar vários tipos de documentos específicos — como notas fiscais, por exemplo — tornando a procura, o acesso e a visualização destes documentos muito melhor.

Empresas que conseguem realizar uma boa gestão de documentos possuem muito mais qualidade em seus serviços prestados, maior produtividade e, em consequência disso, maior lucratividade. Por isso, por mais que organizar todo o arquivo lhe dê um pouco de trabalho, o resultado certamente valerá a pena! E para garantir ainda mais produtividade e cumprimento dos prazos, confira mais esse post e conheça 4 motivos que podem gerar atraso na entrega da obra!