Não é nenhuma novidade a maneira como a comunicação foi facilitada de uns tempos para cá. Onde quer que você vá, as pessoas estão em seus smartphones, comunicando-se umas com as outras, comprando, vendendo, trabalhando e se informando. E ali elas passam horas.
O que no passado era visto como um problema para as empresas – ter os funcionários o tempo todo no celular, digitando e conversando – pode se tornar um forte aliado para aumentar a produtividade dos funcionários. A comunicação instantânea permite a troca de informações em tempo real. O que antes exigia processos estruturados e protocolados, deu espaço a uma comunicação mais livre e efetiva.
Trocar informações com rapidez e privacidade
Alguns assuntos exigem que informações sejam transmitidas em muito pouco tempo. Não podem esperar pela transposição de algumas barreiras, como ligações que não completam, telefonistas, secretárias e outras burocracias que podem existir dependendo da empresa.
Hoje em dia é possível, por meio de aplicativos num celular ou até mesmo no computador, ver se alguém está online e disponível, mandar uma mensagem curta, mostrar fotos e vídeos se necessário. Em geral, esses recursos garantem também a privacidade das informações trocadas.
Reduzir o ruído do fluxo de comunicação
Com a comunicação instantânea fica mais fácil evitar dúvidas e mal-entendidos entre as pessoas. As mensagens podem ser escritas, em áudios e até mesmo em vídeos e fotos, o que permite um entendimento maior sobre o assunto e sobre a tarefa a ser realizada. Pelo fato de ser instantânea, quando algo não é dito de maneira clara, é possível esclarecer rapidamente. Fica muito mais fácil tirar dúvidas, alinhar expetativas e alinhar o direcionamento.
Isso também tende a levar a um aumento de produtividade. Por exemplo, com uma ferramenta de comunicação instantânea em um canteiro de obras, é possível enviar fotos do que está sendo construído, verificar a quantidade de materiais disponível no local. Também possibilita que um engenheiro responsável supervisione várias obras ao mesmo tempo.
Reduzir custos
A maioria dos aplicativos de comunicação instantânea usam da internet para a transmissão dos dados, o que reduz o gasto com telefones e celulares. E nos casos em que os aplicativos cobram alguma tarifa diferente da internet, elas tendem a ser mais baratas.
As vantagens da comunicação instantânea são bem claras, mas devemos escolher bem a forma que mais se adaptará à sua empresa para não incorrer em desvio de atenção e outros males do mundo virtual.
Escolher a melhor forma de comunicação instantânea para sua empresa
WhatsApp, Telegram e Facebook Messenger e GTalk são algumas das ferramentas de comunicação instantânea mais populares atualmente. Outras, como o Skype ou Hangout, permitem ainda o compartilhamento de telas em tempo real e a realização de videoconferência. Cada vez mais empresas adotam essas ferramentas como aliadas na comunicação com profissionais, clientes e fornecedores remotos, por exemplo. Mas ainda há muitas restrições e com bons motivos. Uma grande desvantagem é a dificuldade em separar entretenimento de atividade profissional, o que representa uma ameaça à produtividade para boa parte dos negócios.
Pense na quantidade de mensagens que chegam ao seu WhatsApp todos os dias. Honestamente, quanto dessas mensagens são piadas sobre futebol ou política, vídeos de animais e bebês fofos, e dezenas de reações de todos os seus colegas de grupos a cada uma dessas mensagens. Uma empresa pode recomendar o uso de um dispositivo como esse para otimizar mensagens de trabalho, mas é difícil prever como cada profissional vai se organizar para lidar com cada tipo de mensagem. Outras características importantes na comunicação dentro de uma organização são a possibilidade de se pesquisar e consultar informações com facilidade ou de acompanhar o status de tarefas etc.
No post 6 aplicativos para construção civil que você precisa conhecer apresentamos exemplos de soluções pensadas especificamente para o setor de construção civil que se valem do hábito cada vez mais comum e irreversível entre os profissionais de usar soluções tecnológicas e aplicativos do dia a dia também no ambiente profissional.
E na sua empresa como é adoção desse tipo de tecnologia? Sua empresa é aberta a testar soluções novas para melhorar resultados e produtividade? No Blog Construct também falamos sobre como adotar novas tecnologias de maneira mais natural e eficiente nas empresas.
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