A necessidade de se comunicar bem com stakeholders externos (parceiros, fornecedores, prestadores de serviço terceirizados, clientes) não deve ser novidade para você. O que talvez você não saiba é que os profissionais de construção civil precisam se relacionar com parceiros externos duas vezes mais do que os profissionais de outros setores. Ou seja, dominar essa habilidade é ainda mais crítica para o sucesso no seu setor de atuação!
Uma pesquisa recente realizada pela Box, empresa americana de armazenamento de dados em nuvem, descobriu ainda que as empresas de construção civil estão apostando na comunicação móvel como forma de facilitar essa interação. De acordo com o estudo, 80% dos profissionais ouvidos afirmaram que usam tablets e outros dispositivos móveis para se comunicar com stakeholders internos e externos. Entre os motivos está a facilidade de compartilhar documentos onde quer que você esteja.
A mesma pesquisa também aponta que o setor da construção é lider na utilização de ferramentas de comunicação em nuvem para compartilhar informações com stakeholders externos, ou seja, pessoas que não fazem parte da empresa diretamente. O levantamento mostrou ainda que para a conclusão de um projeto de sucesso, as informações devem ser compartilhadas com uma grande parte dos stakeholders externos, além dos diretores, supervisores de obra e gestores de contratos e relacionamento.
Essa situação faz parte de um cenário cada vez mais presente no nosso dia a dia, em que podemos acessar a internet e criar conteúdo a partir de praticamente qualquer lugar, a partir de celulares e outros dispositivos. Essa facilidade estimula uma geração de conhecimento nunca vista na história. De acordo com projeções da Gartner, o gasto com nuvem – tecnologia necessária para armazenar todo esse volume de informações – deve atingir US$ 244 bilhões em 2017, quase o dobro em comparação com os US$ 132 bilhões de 2013.
Mas como se comunicar com seus stakeholders externos utilizando toda essa tecnologia? Preparamos uma lista de recomendações e mostramos como você pode gerenciar sua comunicação com stakeholders externos utilizando o Construct.
1). Lembre-se sempre de que eles são seus parceiros
A relação com os stakeholders externos é completamente diferente daquela cultivada com seus colaboradores. Por envolver prestação ou contratação de serviço, não há qualquer subordinação sua ou dele. Como consequência, a comunicação ideal estimula troca de conhecimentos e ganho de confiança entre ambos.
2. Cuidado ao compartilhar informações sensíveis sobre sua empresa
Compartilhe apenas as informações necessárias para seu parceiro externo realizar o trabalho designado. Por exemplo, com o Construct, você consegue criar grupos de discussão e selecionar os contatos que terão acesso a essas informações. Assim, fica fácil não misturar as conversas mantidas com sua equipe daquelas dedicadas às empresas parceiras.
3. Formalize as conversas importantes
Conversou com o fornecedor sobre um assunto importante? Não deixe que essas palavras sejam levadas pelo vento. Utilizando o Construct, é possível escrever um resumo da conversa e criar uma documentação a respeito do assunto. Trata-se de uma forma de assegurar o compromisso do ponto de vista legal acordado por ambas as partes.
4. Acerte os mínimos detalhes
Não se preocupe em ser perfeccionista ou até mesmo redundante em certas ocasiões, muitas vezes, entrar em detalhes é fundamental. Deixe claro para seus stakeholders externos todas as condições desejadas para a realização do serviço ou para o oferecimento do mesmo. Utilize o Construct para listar cada uma delas e criar um espaço para a discussão de todos os detalhes, com clareza e organização.
5. Invista tempo para construir bons relacionamentos
A boa e velha frase de padaria “servimos bem para servir sempre” carrega uma grande verdade e pode ser um ensinamento valioso também para a construção civil. Estando na posição de prestador de serviços ou de contratante, você quer demonstrar profissionalismo, deixar uma boa impressão e criar bons relacionamentos. Às vezes a rotina pode ser cansativa, especialmente quando as partes precisam lidar com solução de problemas. Mas é fundamental não perder a linha, mesmo em situações de estresse. Se um projeto foi problemático, mas você se mostrou sempre solícito, prestativo e manteve uma postura positiva para resolver os problemas, com certeza será lembrado como um bom profissional e poderá ser chamado para novas parcerias no futuro. Agora, se o projeto foi mal e o relacionamento também, serão duas lembranças negativas associadas à parceria de negócio. Provavelmente essa parceria não se repetirá.
Procure se comunicar com seu cliente ou prestador de serviço diariamente, com a preocupação de atualizá-lo com as últimas informações necessárias para que realizem o melhor trabalho. Uma boa prática que o Construct oferece é a possibilidade de compartilhar informações de forma rápida e simples. Dessa forma, utilizando uma boa comunicação, você se torna referência no serviço principal oferecido por seu negócio.
