Oito horas de trabalho podem não parecer suficientes quando se trata do gerenciamento de projetos. O que muitos profissionais e empresas ignoram é que, na maioria das vezes, a raiz dos problemas está na maneira como o tempo é utilizado, interferindo negativamente na produtividade dos gestores e das equipes relacionadas aos projetos.

A boa notícia é que com disciplina e foco é possível gerenciar projetos de forma produtiva, equilibrada e saudável, sem precisar perder noites de sono para cumprir prazos e atingir metas. Confira as dicas abaixo:

1. Saiba gerenciar o seu tempo (e o dos outros)

Se todos os colaboradores souberem o que estão fazendo, tiverem noções de prazo e um plano com marcos regulares para se concentrar, você, como gerente de projetos, gastará muito menos tempo lidando com problemas causados por falta de clareza ou de informações. Incentive sua equipe a utilizar ferramentas para o controle produtivo de tempo, como o método Pomodoro ou com um pequeno intervalo a cada duas horas de trabalho.

Não se esqueça de que você também deve saber gerenciar o seu próprio tempo: além de “dar o exemplo”, é fundamental dividir corretamente a sua rotina de acordo com o tamanho, prioridade e complexidade dos projetos.

2. Princípio de Pareto

A regra 80/20 (ou Princípio de Pareto) é a idéia de que com apenas 20% dos esforços é possível produzir 80% de todo o trabalho. Para um gerente de projetos, isso significa se concentrar nos 20% das atividades que realmente importam para que grande parte dos resultados sejam alcançados.

Das atividades executadas durante o gerenciamento projeto, apenas 20% são importantes. E esses 20% produzem 80% dos seus resultados. Identifique quais são as suas atividades prioritárias e mantenha o foco na execução delas.

3. Não perca tempo com atualizações de status

Tente evitar as reuniões frequentes cujo único objetivo é atualizar-se a respeito das tarefas da equipe e do andamento dos projetos. Essas reuniões têm pouco valor na prática. Em vez disso, gaste esse tempo com foco em riscos, problemas e oportunidades, e use a sua equipe para pensar soluções e criar idéias. As reuniões devem ter uma pauta a ser seguida e devem visar a produtividade, a resolução de um conflito ou a melhoria de um processo – o importante é que elas tenham um objetivo bem claro.

Para saber o andamento das atividades e acompanhar o desempenho da equipe, reuniões mensais podem ser realizadas, mas o ideal é investir no acompanhamento rotineiro através de uma plataforma que una comunicação e gerenciamento de projetos e tarefas – confira algumas indicações neste post.

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4. Evite o micro management

Evite se aprofundar nos detalhes de um projeto. Concentre-se em desenvolvê-lo e gerenciá-lo, mas deixe que a sua equipe execute – afinal, eles certamente possuem o know-how e as experiências adequadas para isso. Diminuir um projeto em partes menores com certeza ajuda na execução, mas os encarregados por cada atividade devem ser os responsáveis por isso.

5. Não faça o trabalho que não é seu

Pode ser tentador “colocar a mão na massa” à medida em que um prazo se aproxima. Mas deixe isso para os responsáveis por cada serviço ou atividade. Gerenciar projetos é um trabalho contínuo, e tirar o foco da gestão pode trazer problemas futuros.

Busque entender os desafios e dificuldades da sua equipe, aconselhe, dê sugestões e exemplos. Mas executar o trabalho de alguém não irá resolver a situação ou contribuir para que o projeto se desenvolva corretamente.

6. Acompanhe suas próprias tarefas

E-mails, ligações e redes sociais são ferramentas importantes, mas que podem acabar roubando o nosso tempo ou nos distraindo das tarefas que realmente precisamos fazer. Além de todas as dicas acima, também é importante criar uma lista diária de tarefas para que você se mantenha focado nos seus objetivos.

Se a sua rotina for incerta ou muito corrida, por exemplo, vale colocar em prática a regra 80/20 e priorizar as atividades mais importantes. No final do dia, faça um resumo do que você conseguiu fazer e já comece a anotar quais tarefas precisa realizar no dia seguinte. O ideal, mais uma vez, é adotar uma ferramenta que auxilie na execução de tarefas de acordo com suas prioridades, e que dê uma visão ampla do progresso do projeto sendo gerenciado – como o Construct App.

Além disso, marcas as tarefas como “feitas” contribui para a sensação de produtividade e capacidade pessoal, impulsionando ainda mais as atividades que estão por vir.

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