Trazer novas tecnologias e ferramentas para a sua empresa pode aumentar a produtividade, aumentar as vendas, e ajudar na tomada de decisões mais rapidamente e com mais embasamento. Embora esta noção seja praticamente senso comum entre profissionais das mais diversas áreas, na prática, promover o uso de novas tecnologias em uma corporação é algo extremamente desafiador.

De acordo com o estudo Embracing Digital Technology: A New Strategic Imperative, realizado pelo MIT Sloan Management Review em parceria com a consultoria Capgemini com 1500 executivos de 106 países, 78% dos gestores acreditam que “alcançar a transformação digital é crítico” para o sucesso em suas organizações. No entanto, 63% disseram que o ritmo da implementação de novas tecnologias em suas empresas é muito lento. Dentre os principais motivos citados pelos entrevistados para essa lentidão estão a falta de urgência e má comunicação da liderança para os colaboradores da empresa sobre os objetivos da mudança e os benefícios esperados a partir da adoção das novas tecnologias.

Passar a usar uma nova tecnologia no dia a dia pode não ser trivial para muitos colaboradores e, dependendo da empresa, pode ser algo que não é percebido como parte da cultura da organização. Por isso a comunicação clara e frequente sobre o plano para mudar e sobre as vantagens de mudar, não apenas para a empresa, mas para o dia a dia dos colaboradores é um fator chave nesse processo.

A partir do estudo do MIT e da Capgemini, elaboramos este artigo, com recomendações para gestores e profissionais que já estão convencidos sobre os potenciais benefícios de adotar novas tecnologias, como aplicativos, softwares e outras ferramentas digitais, mas que estão enfrentando dificuldades em envolver outras pessoas do time no projeto e promover uma verdadeira transformação na empresa.

1. Escolha a tecnologia pela perspectiva de quem vai utilizá-la no dia a dia

Quando você estiver selecionando uma nova tecnologia, tenha sua equipe em mente. A função da nova tecnologia é sem dúvida um fator crítico, mas de nada vai adiantar um aplicativo, software ou outro tipo de sistema digital que não seja fácil e intuitivo para quem deverá usá-lo no dia a dia.

Certifique-se de que você está escolhendo o sistema mais acessível, e de usabilidade mais intuitiva possível para o seu time.

2. Comunique sua visão e tenha seu time como aliado para a mudança

Persuadir sua equipe a adotar uma nova tecnologia requer colocar uma visão convincente sobre os resultados esperados quando a nova tecnologia for incorporada à rotina da empresa. Todos precisam ter clareza sobre a utilidade e os benefícios da nova tecnologia. Esses benefícios precisam ser evidentes tanto do ponto de vista do negócio quando das pessoas dentro da empresa.

Sim, mostre ao seu time como a nova tecnologia vai ajudar a aumentar a produtividade e melhorar os resultados da empresa. Mas, acima de tudo, mostre como a mudança pode ajudar a reduzir as horas de trabalho necessárias para conquistar esses objetivos, como tornará os processos mais agradáveis, mais transparentes, e como a participação de cada pessoa no time será essencial para que todos aproveitem as melhorias. O melhor argumento para uma nova tecnologia é “que ela vai tornar sua vida melhor”.

3. Personalize o treinamento

A familiaridade e afinidade com tecnologias digitais e interesse em novidades são muito variáveis entre os funcionários de uma mesma empresa. Por isso, seus esforços de treinamento devem levar essas diferenças em consideração.

Algumas pessoas podem preferir uma sessão de treinamento online, outras podem precisar de alguém presente, mostrando um passo a passo e tirando dúvidas na hora.

Considere também que um único dia de explicações e demonstrações pode não ser suficiente para todo mundo, especialmente para quem não for usar a nova ferramenta todos os dias, ou ainda conseguir fazer as mesmas coisas da forma antiga. Dependendo da complexidade da nova ferramenta, foque em algumas funcionalidades de cada vez, passe tarefas e esteja disponível para sanar dúvidas no período de adaptação.

4. Identifique os influenciadores

Nos estágios iniciais do lançamento, concentre-se em formar uma rede de “campeões”, pessoas que se empolgaram com a nova tecnologia e que podem atuar como influenciadores e treinadores dos demais colegas.

Idealmente, seu grupo de evangelizadores deve ser capaz de trabalhar na horizontal na organização e ter boas habilidades de comunicação com as demais áreas da empresa.

Certifique-se de que eles terão os recursos e tempo necessários para ajudar outras pessoas a adotar as novas tecnologias. Reconheça seu esforço e mostre como sua contribuição ajuda a melhorar os resultados do time.

5. Incorpore a nova tecnologia à rotina da empresa

Assim que possível, tente fazer com que todos percebam a nova tecnologia como parte da rotina de trabalho. Em reuniões com o time, peça para que as pessoas mencionem dados que são obtidos por meio da nova ferramenta, mencione o processo em relatórios, e-mails de acompanhamento e outras peças de comunicação entre os colaboradores e entre diferentes áreas da empresa. Isso incentiva que as pessoas que ainda não estiverem totalmente habituadas à novidade tenham mais interesse em adotá-la.

Certifique-se que todos os gestores estão alinhados com a visão e procedimentos de uso em outras equipes.

6. Defina métricas de uso e verifique-as com regularidade

No início da implantação, escolha uma ou mais métricas de uso que lhe permitam saber se a nova tecnologia está sendo utilizada por quem deveria utilizá-la e da forma certa.

Estabeleça também uma frequência para checar as métricas e acompanhe os números. Isto ajudará a agir quando a utilização estiver abaixo ou diferente do esperado.

7. Crie incentivos para a mudança

No ambiente corporativo, premiar o comportamento que você quer ver é muito mais eficaz do que penalizar o comportamento que você não quer ver. A melhor forma de recompensar o time pode variar de uma empresa para outra, e cabe ao gestor conhecer o que funciona melhor como incentivo para seus colaboradores.

Você precisa observar quais funcionários estão adotando a nova tecnologia de maneira esperada e saber que tipo de recompensas serão mais motivadoras para eles. Não necessariamente as recompensas mais eficientes precisam ser financeira, como um bônus ou um presente. Na verdade, para a maioria dos profissionais, ter seu papel na empresa reconhecido pelos líderes e colegas é algo muito mais valioso e motivador. Experimente convidar um funcionário ou um grupo de funcionários mais ativos e bem-sucedidos na adoção da nova tecnologia a fazer um treinamento ou uma palestra para os colegas. Outra maneira de incentivá-los é falar com eles sobre como sua produtividade aumentou e como os resultados estão sendo obtidos de uma maneira inovadora.

Reconhecer os funcionários que se adaptam mais rápido à mudança é uma boa maneira de incentivar toda a empresa a seguir o mesmo exemplo.

A maioria das pessoas não é naturalmente aberta a fazer as coisas de maneira diferente do que estão habituadas e, instintivamente, as pessoas tendem a se opor a coisas novas. As pessoas têm suas rotinas e simplesmente não querem mudar. Mas ter consciência sobre essas dificuldades e conhecer as barreiras mais comuns em empresas diante do novo é o primeiro passo para um gestor conseguir liderar um processo de mudança.