Se antes despertava desconfiança, agora o armazenamento em nuvem já faz parte da vida de muitas pessoas e empresas. Sobretudo após a popularização de ferramentas desenvolvidas por gigantes como Google e Apple, já acopladas aos sistemas que oferecem aos usuários. Uma pesquisa de 2014 mostra que 50% das empresas já recorriam à nuvem como forma de reduzir custos. Nomes como Coca Cola, PwC e General Mills estão entre as usuárias. Em 2012, o índice era de apenas 15%.

Armazenar em nuvem é, basicamente, colocar arquivos em servidores externos que podem ser acessados de qualquer lugar. Hoje em dia, já é comum criar os arquivos diretamente na nuvem, reduzindo ainda mais o uso de servidores próprios. Apesar da desconfiança inicial quanto à segurança de deixar arquivos fora da empresa, a tendência é de que o armazenamento em nuvem cresça cada vez mais.

Isso deve-se a algumas vantagens em utilizar o sistema. Nós já falamos sobre quais são elas na hora de elaborar um projeto de construção civil. Agora listamos cinco benefícios para a empresa de construção civil como um todo:

1. O custo de armazenamento em nuvem é mais baixo

Armazenar arquivos no local requer altos investimentos em equipamentos poderosos – capazes de dar conta do fluxo de dados – e em energia elétrica para manter tudo funcionando dia e noite. Além disso, há o gasto recorrente de manutenção das máquinas e para troca de peças, o que pode implicar a contratação de serviço externo.

O armazenamento em nuvem reduz os custos a um só: a tarifa do detentor da nuvem, no caso de um volume alto de dados com nível maior de segurança. Para empresas de construção civil, que normalmente não operam com uma quantidade tão grande de dados quanto uma agência de publicidade, o serviço pode ser vantajoso pela maneira como é cobrado, já que alguns servidores calculam o preço pela quantidade de uso, da mesma maneira que o consumo de água e luz.

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2. O armazenamento em nuvem é mais seguro

O ponto que mais despertava suspeitas no uso da nuvem costumava ser a segurança. Afinal de contas, os arquivos são mantidos fora do espaço físico da empresa, nos computadores de terceiros. Ao longo dos últimos anos, contudo, a solução em nuvem tem conquistado a confiança dos empresários. Basicamente porque o armazenamento local também traz riscos, como panes no sistema, falha elétrica ou mesmo furtos, que podem comprometer para sempre documentos importantes.

A nuvem dificulta a ocorrência de avarias ou roubos ao utilizar a criptografia, isto é, a codificação dos dados para que ninguém possa acessá-los sem permissão. É fácil de entender: em vez de um escritório pequeno de TI, sua construtora passa a contar com os técnicos de empresas grandes e especializadas para elaborar meios de evitar a ação de invasores digitais. Além do mais, é bem mais simples limitar o acesso aos arquivos por parte de funcionários recém-desligados.

Isso não significa, claro, que você pode simplesmente abandonar as medidas de precaução. Recomenda-se não alocar arquivos muito importantes ou estratégicos na nuvem. É preciso criar senhas eficientes, impossíveis de serem descobertas, e trocá-las constantemente. Além disso, determinar os níveis de acesso e quem na empresa pode acessar quais arquivos. O setor de compras, por exemplo, não deve ter acesso a planejamentos estratégicos dos projetos da construtora.

3. O armazenamento em nuvem torna o acesso automático e sincronizado

Vamos dizer que diferentes setores da construtora tenham acesso a uma mesma planilha de gastos – incluindo-se alguns que atuam diretamente no canteiro de obras ou, ainda, em projetos em outros estados ou países. A cada modificação da planilha, confusões podem ocorrer pela discrepância de dados, caso a atualização não seja muito bem coordenada.

Com o armazenamento em nuvem, o problema desaparece. Sempre que alguém mexer no documento, a alteração é vista imediatamente por todos envolvidos, não importa em que parte do mundo estejam. É possível, ainda, manter o controle sobre quem fez cada alteração. A atualização automática e sincronizada elimina problemas de comunicação, um dos grandes inimigos das construtoras.

4. O armazenamento em nuvem conta com backup constante

Já experimentou trabalhar com um documento de texto produzido diretamente na nuvem? O famoso botão de “salvar”, que antes precisava ser pressionado a cada cinco minutos pelo menos, desapareceu. A nuvem faz o backup automático e constante dos documentos, sem que você tenha de se preocupar com isso. É o fim daquela sensação terrível de trabalhar por horas e, num segundo, perder todo o serviço.

5. O armazenamento em nuvem é sustentável

Redução do gasto de energia elétrica com refrigeração de máquinas, de arquivos em papel e do número de computadores: sua empresa torna-se mais sustentável e econômica com o uso da nuvem.

Mesmo com tantos benefícios, fique atento na hora de escolher um serviço. Opte por empresas confiáveis e leia com atenção todos os termos da contratação para não se arrepender depois. Quem se responsabiliza em caso de perda ou roubo de dados? Existe um canal de comunicação eficiente com o consumidor? Tratam-se de perguntas importantes para se ter em mente ao procurar armazenamento em nuvem para empresas de construção civil.