Realizar o acompanhamento de atividades e serviços faz parte da rotina de todo gestor de obras. E essa tarefa pode ser bastante difícil em meio a tantos detalhes, projetos e equipes para administrar ao mesmo tempo.

A boa notícia é que com uma ferramenta de gestão como o Construct, é possível acompanhar atividades e se manter atualizado sobre cada etapa da obra sem fazer esforço extra ou perder o foco para isso. Veja como é fácil:

Como acompanhar atividades com o Construct?

1. Categorias

As etapas de uma obra podem ser muito variáveis. Para facilitar a gestão de todas elas, você pode criar categorias no Construct. Clique no projeto desejado e depois no menu do canto direito, ao lado das notificações. Depois, clique em Categorias, Editar e adicione as categorias que julgar necessárias – como Acabamento, Faturamento, Elétrica e Materiais.

Na versão web é ainda mais fácil: basta acessar o projeto, clicar em “Categorias“, depois em “Nova categoria” e adicionar as que deseja criar.

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2. Tarefas e checklists

As tarefas e checklists são as principais ferramentas para monitorar a realização de atividades com foco e organização. Para começar, basta clicar no projeto desejado e no sinal (+) no canto da tela (ou em “Nova tarefa” na versão web). Depois, basta adicionar as informações sobre a tarefa – como nome, descrição e anexar arquivos necessários – e criar um checklist com todas as atividades necessárias.

Para facilitar o acompanhamento e evitar atrasos, é importante definir um prazo de entrega para a tarefa, além do nível de importância (baixa, média ou alta). Para auxiliar na identificação, adicione ainda a Categoria a qual ela pertence.

Adicione também os membros responsáveis pela execução da tarefa (lembre-se de que sua empresa pode fazer muito mais com o Construct ao utilizá-lo de forma colaborativa).

3. Notificações

Você ainda pode interagir com a sua equipe através das notificações, que informam em tempo real as novidades em relação às atividades. Nas tarefas e projetos criados por você ou pelos quais você seja responsável, você será notificado quando alguma atividade for concluída, estiver com prazo de vencimento próximo ou quando algum colaborador adicionar notas ou comentários ou criar notas.

4. Termômetro de tarefas

O termômetro de tarefas irá ajudar a distribuí-las de forma mais inteligente. Ao adicionar um responsável pela atividade, um pequeno termômetro aparecerá ao lado do nome de cada colaborador da sua equipe. Para os que já são responsáveis por muitas tarefas (ou tarefas de alta prioridade), o termômetro estará cheio. Para os que são responsáveis por poucas tarefas (ou de baixa/média prioridade), o termômetro estará mais vazio.

Dessa forma, é possível distribuir tarefas de forma equilibrada, tendo em mente a quantidade de trabalho pela qual cada membro da sua equipe já é responsável. Isso auxilia no cumprimento de prazos e na realização de atividades sem gerar sobrecarga.

5. Criação de Relatórios

Todas as tarefas, notas, comentários e imagens anexadas podem ser transformadas em relatórios. Assim, você pode acompanhar o histórico de execução dos serviços de maneira mais completa e visual, e ainda manter fornecedores, clientes ou stakeholders externos em dia com o que está sendo feito.

Para isso, acesse o projeto desejado, clique no menu no canto direito ao lado das notificações e vá em Gerar relatório. Depois, basta inserir os endereços de e-mail de quem você deseja compartilhar o documento. Em instantes, o relatório estará disponível para visualização e download em formato .pdf.

6. Dashboard

Para os gestores que ficam no escritório, saber de tudo que acontece no canteiro de obras é fundamental. E o Dashboard é a ferramenta ideal para facilitar essa atividade e manter o foco no que realmente interessa. Nele, é possível acompanhar o desempenho entre projetos, ver quantas tarefas e notas foram criadas, além do número de imagens anexadas e comentários feitos.

Além disso, também é possível analisar a produtividade das equipes em cada projeto, tarefa ou serviço através de gráficos. É possível analisar itens como:

Quantas tarefas atrasadas, com vencimento próximo ou distante cada colaborador possui;

Comparar quantas atividades concluídas cada projeto possui;

Acompanhar o progresso (em %) de conclusão de cada projeto;

Fazer análises personalizadas, escolhendo as categorias, usuários, projetos e equipes desejadas para comparar a produtividade e o avanço entre eles.

 

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