A alocação de recursos vai muito além de distribuir tarefas, dinheiro e mão de obra entre os projetos da empresa. Muitos ambientes de trabalho, por exemplo, ainda utilizam a ideia de que a redução de funcionários também significa redução de despesas e, consequentemente, aumento do lucro. No entanto, a deficiência de recursos pode afetar gravemente a produtividade da empresa, gerando prejuízos e desestabilizando a maneira como a empresa funciona.

Confira a seguir 6 sinais de que a alocação de recursos da sua empresa está sendo feita da maneira errada:

1. Colaboradores sobrecarregados

Uma forma bastante visível de avaliar se seus recursos estão sendo alocados de maneira eficiente é através da quantidade de tarefas e atividades de cada um deles – principalmente os que se envolvem em projetos maiores ou mais complexos com frequência.

Se um número considerável de funcionários se encontra sobrecarregado constantemente, isso significa tarefas estão sendo direcionadas a eles em excesso – muitas vezes, essas atividades poderiam ter sido executadas por membros da equipe menos atarefados, mas com a mesma capacidade.

É importante lembrar que, muitas vezes, um funcionário sobrecarregado não está sendo insuficiente: ele apenas não tem tempo hábil ou conhecimentos suficientes para executar tudo que lhe foi atribuído de uma só vez. A insuficiência, nesse caso, pode estar vindo de cima – ou seja, do responsável por gerenciar a equipe e distribuir os projetos entre os recursos humanos.

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2. Baixa produtividade

A produtividade é um dos principais desafios do setor da construção civil: estudos mostram que, no Brasil, a produtividade nos canteiros de obras chega a ser 25% menor do que a média mundial. Parte desse quadro se deve à alocação errada de recursos, desde a contratação de mão de obra não qualificada ou da resistência a usar tecnologia na construção dos projetos.

3. Projetos superfaturados

Além dos recursos humanos, existem os recursos financeiros e materiais. Quando eles são alocados de maneira incorreta ou insuficiente, os projetos passam a demandar investimentos além do que estava previsto, gerando gastos extras e até prejuízos para a empresa.

No Brasil, por exemplo, um relatório de 2010 revelou houve superfaturamento de cerca de R$ 700 milhões em 303 obras públicas inspecionadas pela Polícia Federal. Já um estudo de 2014 mostrou que as empresas do setor apresentam 22% de diferença nos valores do orçamento inicial e o custo efetivo da obra.

A ausência de recursos para realizar a vistoria de obras de forma regular é outro fator que contribui para os projetos superfaturados, já que a qualidade não é medida com frequência e decisões importantes podem acabar não sendo tomadas a tempo.

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4. Uso inadequado de equipamentos e materiais

Como você viu acima, os recursos também podem ser materiais – e é aí que entram os materiais, máquinas e equipamentos utilizados em campo. Ferramentas com aluguel muito caro, que estragam facilmente ou com uso complicado, materiais armazenados de forma imprópria ou com grandes níveis de desperdício… todas essas situações refletem o mau uso de recursos.

No caso dos materiais e equipamentos de construção, as consequências podem ser ainda piores, podendo causar prejuízos, acidentes de trabalho e até afetar a qualidade do produto final construído.

5. Imprevistos constantes

Imprevistos refletem, inicialmente, dois itens primordiais para um projeto de construção civil: planejamento e comunicação. Um bom planejamento busca organizar a rotina do canteiro de obras com base e de execução dos serviços com base na produtividade dos trabalhadores, máquinas, da disponibilidade de mão de obra e até no clima e índices pluviométricos na região.

Já alguns problemas como informações cruzadas, falta de controle sobre os recursos e falta de agilidade da resolução de questões têm origem em um item frequentemente deixado de lado pelas empresas: a comunicação. Quando ela é inefetiva, resolver pendências urgentes e executar as tarefas no prazo e da maneira correta se torna algo exaustivo, já que não existe uma estrutura que possibilite a troca de informações fluida entre os membros da empresa.

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6. Tarefas e projetos atrasados

Os projetos que se estendem além do prazo definido são uma consequência de todos os problemas listados até aqui. Com tantos imprevistos, desorganização no canteiro de obras, mal uso de materiais e equipes que não se comunicam ou estão constantemente sobrecarregadas, é difícil manter o andamento das obras em dia com o cronograma físico-financeiro do projeto.

É ainda mais alarmante pensar que a rotina da maioria das construtoras e dos canteiros de obras no Brasil é essa. Em geral, os projetos de construção civil costumam apresentar atraso de até 3 meses a conclusão das obras, mas não é difícil encontrar obras atrasadas (ou paralisadas) por mais de um ano.