A ausência de uma política de controle de estoque é uma das maiores vilãs de produtividade das empresas de construção civil. Os funcionários se deslocam pelo canteiro de obras de forma desnecessária por não saberem se os materiais imprescindíveis para a realização do trabalho chegaram e se estão disponíveis.

Outro problema causado pela desorganização do estoque está na impossibilidade de verificar se o consumo dos materiais atende realmente às necessidades da sua empresa. Você pode estar comprando matéria-prima ou insumo acima do necessário, o que causa sobra ou excesso de estoque. Ou seja, capital parado em decorrência da falta de planejamento.

Como realizar o controle de estoque?

O primeiro passo é ter clareza sobre a quantidade disponível de cada item armazenado, registrando a entrada e o consumo das matérias-primas e dos produtos deve ser sua preocupação. Também é aconselhável calcular o valor monetário do seu estoque. De acordo com o Sebrae, cerca de 60% dos custos de um negócio são creditados aos materiais — uma porcentagem que por si só justifica todo o cuidado com o gerenciamento.

A ficha de estoque, que pode ser feita no papel ou em um sistema digital, tem como objetivo controlar a movimentação individual de todos os materiais relacionados com a empresa. Para cada entrada e saída do estoque de matérias-primas e produtos acabados, uma ficha é preenchida.

A dinâmica é simples. Ao receber o material, o profissional responsável preenche o registro de entrada com base nas informações da própria nota fiscal ou de uma nota de recebimento. Já os registros de saída devem ser realizados de acordo com as requisições de materiais emitidas pelos usuários. Em hipótese nenhuma sua empresa deve permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e identificação da pessoa responsável.

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A ficha de estoque deve conter as informações abaixo:

  1. Código e descrição do produto/material;
  2. Unidade de consumo (kg, m, peça etc);
  3. Estoque mínimo;
  4. Endereço de localização no almoxarifado;
  5. Data do evento de entrada ou saída do produto/material;
  6. Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/material;
  7. Valor do custo de entrada, saída e valor do estoque atual;
  8. Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material.

A localização no almoxarifado permite que o funcionário responsável pelo estoque encontre com agilidade o material desejado. Organizar-se assim faz com que sua empresa perca menos tempo em tarefas rotineiras, como essa de buscar certo produto ou determinada matéria-prima. Não deixe ainda de mencionar a quantidade do material que saiu. Essa informação não pode ser negligenciada, pois o número exato de peças disponíveis faz a diferença na hora de calcular o giro das mercadorias.

Inventário rotativo

Por meio do Inventário Rotativo o gestor de construção civil pode se certificar de que o trabalho está sendo bem feito. Nesse sistema, são escolhidos diariamente de forma aleatória alguns itens para que sejam contados. Caso alguma diferença seja identificada entre os números reais e do registro, sua causa deverá ser imediatamente investigada.

Encontrar esse tipo de problema não é tarefa fácil. Ou o próprio gestor conduz o “Inventário Rotativo”, ou indica funcionário de inteira confiança para conduzi-lo.

Com o chamado estoque inteligente funcionando, o gestor poderá trabalhar as informações para produzir inteligência para sua empresa. Como o processo de movimentação do estoque está sendo mapeado — o que resulta em informações estatísticas sobre o que está saindo — o empresário pode calcular o giro das mercadorias e dos materiais a fim de auxiliar suas compras futuras. O resultado está no melhor aproveitamento do capital de giro da empresa.

O gestor se sentirá mais seguro também. Ao fazer o controle de estoque, ele tem certeza de que as mercadorias e os materiais estão sendo de fato utilizados em sua empresa. Não é incomum na construção civil que os insumos sejam empregados em outros empreendimentos, sem que o proprietário tenha consentimento.