“O maior obstáculo para a descoberta não é a ignorância, mas a ilusão do conhecimento.”

Daniel J. Boorstin, escritor norte-americano e ganhador do Prémio Pulitzer de História em 1974.

A gestão de projetos, como uma disciplina moderna, nasceu há mais de 50 anos e todo engenheiro conhece suas práticas comuns. Além das práticas, os resultados lamentáveis são bem conhecidos também. Não precisa ser Nostradamus para prever atrasos e estouros no custo de uma obra, com um estudo mundial mostrando que 90% dos projetos de infraestrutura terminam atrasados ou com o orçamento extrapolado.

Em vez de focar em tudo que sua organização não faz – ou pensar que ela não tem maturidade em gestão de projetos – uma outra opção é rever como ela está reagindo aos problemas básicos de qualquer projeto de engenharia: incerteza, escassez de recursos e complexidade. Esse fatos simples são fontes de oportunidades, porque cada solução gera seus próprios problemas. No final, seu cliente não quer que você aplique as boas práticas de gestão de projetos. Ele quer apenas que seu projeto termine dentro do prazo, com qualidade e o mínimo de custos possível.

Fato 1: Todo projeto sofre de incertezas

Resposta comum: Estabelecer datas para cada atividade

A realidade não respeita qualquer plano. Tarefas se estendem, empreiteiros demoram para se mobilizar, fornecedores atrasam, aprovações não saem, gargalos apareceram e assim por diante. Normalmente, gerentes de projetos tentam aumentar o controle da situação com datas de compromisso para cada atividade. Infelizmente, essas datas acabam se tornando obsoletas logo depois do início do projeto.

Apesar de muito esforço da equipe de planejamento, as atividades ficam para trás, a confusão aumenta e todo mundo se direciona para apagar incêndios – ou seja, resolver imprevistos e problemas. A implantação de controles mais rigorosos não muda a realidade de execução desalinhada entre as partes. Por isso, uma regra de ouro para gestão de projetos é criar planos flexíveis, capazes de absorver as incertezas e se manterem úteis na tomada de decisões.

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Fato 2: Todo projeto lida com recursos limitados

Resposta comum: Programar a dedicação de recursos com antecedência

Diante das incertezas nos projetos de engenharia, uma reclamação comum é a falta de planejamento. Muitas vezes, isso é uma maneira de dizer “preciso que você me avise com mais antecedência!”, principalmente quando se trata de uma demanda por recursos críticos. Então, para o planejador, a pressão para criar uma “bola de cristal” cada vez melhor está sempre presente.

O gerente de projeto, por sua vez, aplica as previsões para conseguir compromissos sobre a disponibilidade de recursos com semanas ou até meses de antecedência. Mas um compromisso com base em uma previsão não confiável é até pior do que ficar sem compromisso. Por isso, gerentes devem buscar uma maneira de alocar recursos em tempo real, de acordo com um plano atualizado e vivo dos projetos.

Fato 3: Todo projeto tem sua própria complexidade

Resposta comum: Criar cronogramas e processos complexos

A combinação entre incerteza, escassez e complexidade é uma receita cruel para o ser humano. Bem-vindo ao mundo estressante de projetos! Buscar seu próprio colete salva-vidas é algo óbvio para qualquer gerente responsável pela entrega de resultados. Se você não conseguir garantir resultados, poderá, pelo menos, garantir justificativas aceitáveis.

Essa busca pela justificação – exagerada pela dinâmica da hierarquia empresarial – acaba criando um vício organizacional no detalhamento. Não é incomum, por exemplo, encontrar cronogramas em projetos de infraestrutura com mais de 8 mil linhas.

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Já enfatizamos anteriormente a importância de manter os planejamentos “vivos” durante a fase de execução. A dificuldade de manutenção aumenta exponencialmente com a inclusão de linhas num cronograma. Cada tarefa planejada possui previsões de escopo, duração e recursos, e várias dependências com outras tarefas. Além disso, pelo menos 25% do trabalho num projeto se manifesta como imprevistos depois da fase de planejamento. Por isso, parece que o desejo para tempo e recursos de acompanhamento é insaciável.

A luta contra a complexidade desnecessária começa com cronogramas simples e métodos mais ágeis de organizar e comunicar informações. Se tiver um compromisso com a simplicidade na sua organização, passando desde a alta-gerência até os supervisores, a tecnologia pode ser uma grande aliada no dia a dia dos projetos.

* Travis Higgins é engenheiro de produção, representante da Realization (empresa norte-americana desenvolvedora do software Concerto), e consultor associado à Goldratt Associados (empresa com o maior número de casos de sucesso de implantação da Teoria de Restrições no Brasil). Contato: travis.higgins@goldratt.com.br