Fundada em 2008, a Metroll é uma das principais gerenciadoras de Projetos, Suprimentos e Obras da América Latina, com foco nos segmentos de Multisites (Varejo) e Corporativo. Conta com mais de 2,5 milhões de m² gerenciados em mais de 2.300 obras de Clientes Nacionais e Multinacionais. Em 2017, iniciou sua expansão internacional para outros países da América Latina. A Metroll desenvolveu uma metodologia própria de gerenciamento de projetos e obras baseada nas melhores práticas do Project Management Institute (PMI), com o apoio de Softwares online de Gestão de Planejamento e Projetos e Aplicativos para Gestão da Comunicação.

“Para nossos clientes, a conclusão de obras dentro do prazo, custo e qualidade desejados é uma questão de sucesso de seus negócios. Para uma loja, um dia de atraso na inauguração significa um dia a menos de vendas, e é papel da Metroll garantir que isso jamais aconteça”, diz Ricardo Moraes, CEO da Metroll.

Metroll e Construct App

A Metroll começou a usar o Construct App no início de 2016. Na época, os sócios pesquisavam uma ferramenta alternativa a um software estrangeiro que a empresa vinha utilizando sem muito sucesso. “O idioma não era uma barreira, mas estávamos frustrados com a limitação de horários para suporte devido à diferença de fusos, e também com a falta de abertura da outra empresa para sugerirmos novas funcionalidades e melhorias de acordo com o nosso uso”, diz Moraes. “Precisávamos de uma ferramenta pronta, que nos permitisse fazer controles e acompanhamento de obras com agilidade e eficiência, gerando ganho de produtividade.”

Buscar formas cada vez mais ágeis e eficazes de gerenciamento de projetos é o próprio negócio da Metroll. "Ter uma gestão eficiente determina se estaremos ou não competindo neste mercado”, afirma Gilson Zambeli, diretor administrativo-financeiro da Metroll. “O Construct nos traz mais agilidade nos processos e eficiência na comunicação. Outros ganhos são a possibilidade de formalização de tudo que acontece na obra, registros fotográficos que podem ser transmitidos instantaneamente a todos os interessados e a facilidade de implantação da ferramenta, sem necessidade de longos treinamentos.

“A principal vantagem de utilizar o Construct é a velocidade no tratamento de questões da obra. Como e quão rápido isso se processa se reflete na qualidade do nosso trabalho” - Gilson Zambelli, diretor administrativo-financeiro da Metroll | Foto: Leo Orestes

DESAFIOS E RESULTADOS

A Metroll executa dezenas de obras rápidas simultâneas em todo o país, para diversos clientes – cada um com um conjunto particular de exigências e expectativas. Os principais desafios para garantir a excelência no gerenciamento desses projetos são relacionados à comunicação, à organização e à agilidade dos processos. Desde a criação da empresa, os gestores sempre buscaram as melhores ferramentas para executar o trabalho com a maior eficiência possível.

Num passado não muito distante, a troca de informações para tomada de decisão entre a gerenciadora e os responsáveis pelos projetos nos clientes envolvia métodos nada ágeis, como pela gravação de fotos e outros tipos de arquivos em um CD ou DVD, que depois precisava ser enviado pelo correio. Na era da mobilidade, nem a Metroll nem seus clientes podem aceitar menos do que a troca de informações precisas em tempo real. “Precisamos ser capazes de compartilhar informações com precisão entre as pessoas certas, para resolver um problema entre meio-dia e duas da tarde”, diz Zambeli.

Hoje, com a utilização do Construct, que permite a comunicação móvel em tempo real entre todos os responsáveis por cada projeto na Metroll e em seus clientes, a gerenciadora computa uma redução significativa no tempo de gerenciamento de projetos, o que representou um grande ganho de produtividade. “Em todo o ciclo de gerenciamento de projetos, conseguimos reduzir de 25% a 35% o volume de horas trabalhadas, chegando até a 50%, dependendo do tipo de projeto, utilizando o Construct”, afirma Moraes.

Redução de até 50% no volume de horas trabalhadas é fruto da troca de informações eficaz | Foto: Leo Orestes

Desafio: agilidade na tomada de decisão envolvendo pessoas em diferentes localidades

Entre os clientes da Metroll estão grandes redes varejistas e bancos com unidades em todo território nacional e algumas localidades no exterior. Faz parte da rotina dos gestores da Metroll gerenciar duas ou mais obras para um mesmo cliente simultaneamente em diferentes localidades. São em sua maioria obras rápidas, com duração de poucos dias ou semanas, e que têm datas bem definidas para conclusão e inauguração. Além da pressão do tempo, são compromissos da Metroll garantir que todas as obras do cliente refletem perfeitamente seus padrões de qualidade e de identidade visual. Para garantir o acompanhamento, precisão e agilidade na troca de informações são necessárias ferramentas robustas e de fácil utilização para a comunicação entre os responsáveis pela obra na Metroll e nos clientes.

Antes do Construct, as trocas de informação eram realizadas de formas diversas, de acordo com os recursos disponíveis em cada situação. “Antes a comunicação era feita por telefone, reuniões presenciais ou por call, mas não tinha o mesmo resultado. Quando a comunicação sobre problemas pode ser feita pelo aplicativo, você enxerga a situação graficamente, com fotos e outras informações na tela do celular. No nosso negócio de engenharia civil, isso faz toda diferença”, diz Moraes.

Resultado: comunicação organizada e resolução de problemas em tempo real

Com o Construct App, gestores da Metroll, gestores dos clientes, profissionais responsáveis pelas obras e áreas de apoio nos escritórios ficam conectados para trocar informações sobre cada projeto em andamento. Estabeleceu-se uma rotina de registrar o progresso das obras e ocorrências que demandam a tomada de decisão por meio do registro fotográfico. Cada obra conta com álbuns organizados e que podem ser consultados de acordo com as datas ou outros critérios desejados, e que podem ser enviados em forma de relatório para as partes interessadas. “Além dos relatórios de rotina, hoje, se um problema é identificado na obra, ele é registrado com fotos e uma descrição do problema e é enviado para os interessados no mesmo instante. Pelo aplicativo, todos os envolvidos podem ter suas contribuições para a solução do problema em tempo real”, diz Zambeli.

Com o Construct, gestores, clientes e profissionais ficam conectados com o que acontece nas obras | Foto: Leo Orestes

Desafio: relatórios e formalização de status de obras complicados

Como gerenciadora externa, a Metroll precisa prestar contas da forma mais rica em detalhes e frequente para seus clientes sobre o andamento dos projetos. Para isso, a empresa sempre utilizou relatórios que incluem fotos e textos sobre cada item planejado. “Antes, reuníamos as fotos captadas nos canteiros de obras pelos responsáveis, mas com dificuldades para organizar de forma cronológica e com precisão de localização. Era tudo manual. Com as fotos, diagramávamos os relatórios em um editor de texto, acrescentávamos as descrições e outras informações relevantes, e preparávamos o documento para enviar ao cliente”, lembra Zambeli. “Muitas vezes, o tamanho do arquivo era um problema, e não poderia ser enviado por e-mail, por exemplo. Neste caso, precisávamos gravar um CD, DVD ou pen drive, e enviar fisicamente para o cliente”, relata o diretor administrativo-financeiro.

Para a arquiteta Cristina Giovanella, coordenadora de contratos da Metroll, o processo manual era uma dos maiores vilões da produtividade. “Antes batíamos fotos nas obras, depois organizávamos tudo em pastas. Demorava 2 ou 3 dias até colocarmos tudo de maneira organizada para gerar os relatórios”, diz Giovanella. Mais recentemente, grande parte da comunicação era feita por meio de outros aplicativos de comunicação, como o WhatsApp. Apesar de ser mais ágil e prático, o aplicativo genérico de comunicação não era ideal para o uso profissional. “No WhatsApp, as informações se perdem e a comunicação não é organizada. Por falta de espaço nos celulares, muitas vezes é necessário deletar fotos ou informações que seriam importantes no futuro”, afirma Giovanella.

Resultado: relatórios gerados em alguns cliques e compartilhados instantaneamente

Com o Construct, os relatórios são formatados automaticamente, de acordo com a opção de diagramação preferida pelo usuário, com mais ou menos fotos por página, por exemplo. Existe a opção de gerar um pdf instantaneamente e enviar ou gerar um arquivo com extensão editável, para adicionar alguma formatação necessária em cada caso. É possível selecionar as fotos que serão utilizadas para cada relatório, organizar por data, localidade, projeto ou o critério desejado. “Hoje eu tenho gestores em obra e eles conseguem me enviar um relatório atual, sobre o que está acontecendo naquele momento. A gente consegue enviar o relatório para o cliente na mesma hora. A praticidade do Construct ajudou bastante”, diz Giovanella.

Outro ganho importante, de acordo com o diretor Gilson Zambeli, foi a formalização dos processos por meio do aplicativo. “Quando uma questão é identificada, a gente tem uma fotografia que é instantaneamente divulgada e transmitida para todos os interessados. As pessoas se comunicam de forma documentada, e as mudanças, decisões e informações podem ser consultadas no futuro, sempre que necessário”, diz Zambeli.

Informações, pendências e tarefas são documentadas e compartilhadas em tempo real | Foto: Leo Orestes

Desafios: treinamento de equipes para adoção de novos sistemas e suporte

Algumas das obras ou projetos executados pela Metroll podem durar apenas 1 dia. É o caso de projetos corporativos, como a mudança de uma equipe de andar ou de edifício, por exemplo. “Assim como uma loja, que tem data certa para inaugurar, uma equipe de trabalho precisa ter garantias de que vai chegar para trabalhar em seu novo espaço no dia combinado e tudo vai estar funcional”, diz o CEO da Metroll, Ricardo Moraes. “Somos contratados porque nossos clientes precisam de entregas com confiança, no prazo, de acordo com a qualidade e do custo desejados. Por isso nosso trabalho depende de processos eficientes, rápidos e precisos.”

A demanda por agilidade se estende ao treinamento de equipes que estarão alocadas em projetos que podem durar meses ou ser tão curtos quanto uma mudança de andar de um escritório. Por isso um dos desafios da Metroll sempre foi desenvolver sistemas de fácil adesão entre os profissionais e que exigissem o menor tempo de treinamento possível. Antes de conhecer o Construct, a Metroll utilizava um software desenvolvido na região da Califórnia, nos Estados Unidos. A comunicação com o suporte era bastante limitada e o treinamento das equipes para sua utilização eram desafios extras para garantir a produtividade do trabalho.

Resultado: facilidade de implantação e utilização imediata do aplicativo

“Uma das grandes vantagens que encontramos no Construct é a abertura dos times de suporte e de desenvolvimento para trabalhar junto com a gente. Muitas novas funcionalidades foram adicionadas ao aplicativo desde que começamos a utilizá-lo e muitas delas resultaram de sugestões nossas, de acordo com nosso caso de uso”, diz Moraes.

Para Gilson Zambeli, outro ganho trazido pelo Construct é a facilidade de implantação. “A ferramenta tem aplicação imediata, de forma muito simples e objetiva. Os treinamentos são oferecidos pela equipe de suporte do Construct, duram, em média, 30 a 40 minutos, e já habilitam as equipes a sair usando o aplicativo e todas as suas funcionalidades imediatamente”, relata.

 

 

“Antes de utilizarmos o Construct, nós organizávamos os processos dentro de pastas, demorava 2 ou 3 dias até colocarmos tudo organizado. Hoje, o registro e o acesso às informações são imediatos”

Cristina Giovanella
Coordenadora de Contratos da Metroll