A gestão de pedidos de materiais de construção civil é cada vez mais relevante para as construtoras na redução de custos e como propulsora de inovação tecnológica e organizacional. Atuar de modo eficiente significa conseguir obras mais modernas e menos custosas.

Um ponto essencial: quando bem feito, o pedido de materiais de construção civil integra todas as áreas da empresa na avaliação das especificações dos produtos solicitados e no controle de estoque. A atenção geral para o tema evita problemas futuros, até porque eventuais atrasos ou problemas técnicos por compras mal feitas podem afetar a empresa como um todo.

Veja a seguir algumas dicas para fazer pedidos de materiais de construção civil divididas em quatro tópicos.

1) Dentro da construtora

A conversa entre o setor de compras – ou o comprador – e os solicitantes é uma etapa fundamental. Mais do que realizar os pedidos automaticamente, é preciso estar por dentro das demandas dos solicitantes e conhecer os detalhes técnicos exigidos. Além disso, é recorrente que o pedido não esteja especificado de modo apropriado. Isso motiva escolhas com base no menor preço, o que pode se reverter em problemas futuros. Para facilitar, construtoras maiores mantêm profissionais especializados nas compras, como engenheiro elétrico apenas para produtos relacionados à área.

Como melhorar a comunicação em empresas de construção civil?

A troca de informações entre os setores da empresa deve ser ágil e eficaz para não burocratizar o processo. Inclui-se aí a discussão conjunta para qualificar os fornecedores com base em critérios definidos internamente.

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A análise estende-se aos produtos fornecidos ? algumas construtoras limitam-se a verificar se estão de acordo com as normas técnicas exigidas, mas esse é apenas o mínimo. O mais adequado é que a própria empresa avalie a qualidade, também com base em critérios próprios.

2) Com o fornecedor

A qualificação dos fornecedores deve ser inserida em um banco de dados completo, com as comprovações necessárias. Na hora de fazer a cotação e negociar preços, é a partir desse banco de dados que as empresas serão selecionadas. Caso se trate de um sistema integrado, como o ERP (Enterprise Resource Planning), o mesmo sistema libera a ordem de pagamento e verifica o fornecedor por avaliações conferidas com base em qualidade e cumprimento de prazos. É possível, ainda, a partir da qualificação, estabelecer quais são os preferenciais e quais devem ser excluídos do banco.

Como se comunicar melhor com stakeholders externos?

Feita a seleção, começa mais uma etapa importante para os pedidos de materiais em construção civil: manter uma boa relação com os fornecedores. Ou seja, adotar um método de trabalho que garanta a satisfação de ambas as partes – mais do que somente o negócio fechado.

É aí que pode aparecer a figura do facilitador, que representa um grupo de clientes e pressiona o fornecedor a aceitar condições extras. Deve ser evitado na medida do possível. Comum em editais, a criação de especificações para assegurar a escolha de um determinado fornecedor é outra prática negativa, pois se trata de uma escolha indireta. Nesse caso, os fornecedores que desejam ser escolhidos oferecem benefícios em troca.

Mais complexa é a compra de itens caros em poder de poucos fornecedores e que podem afetar a qualidade da obra. Nesse caso, o contato próximo entre as partes é fundamental ? e mesmo o envolvimento dos solicitantes, se necessário. Mais uma vez, a comunicação interna na construtora é importantíssima para que a compra seja a melhor possível.

Finalizado o pedido, é preciso observar a garantia e a assistência prestada. Bons fornecedores entendem que a compra continua após a entrega do produto ao cliente.

3) Em relação aos produtos e ao estoque

Para realizar bons pedidos de materiais em construção civil, as construtoras devem fazer suas compras com ponderação e bom senso, mais que deixando se levar apenas por marcas e modelos. Na prática, significa avaliar caso a caso a necessidade da obra, com base na troca de informações entre o setor de compras e os solicitantes.

O desenvolvimento de uma visão estratégica, que não se baseie somente em preço e prazo, ajuda a tomar boas decisões. A empresa deve avaliar quais produtos são essenciais e mensurá-los em relação à qualidade, preço e disponibilidade. O que ocorre na prática, muitas vezes, é o olhar somente para os custos.

Observar o fluxo dos produtos dentro da obra ajuda a controlar os estoques. Os funcionários que atuam diretamente no canteiro podem auxiliar, inclusive com o uso de fotografia. É preciso encontrar um balanço entre o desejo de ter os materiais sempre disponíveis e os benefícios de se manter um estoque reduzido. É aí que entra o estoque de proteção, que compensa as incertezas entre a necessidade de produtos e o fornecimento, prevendo a quantidade de matéria-prima suficiente para evitar qualquer interrupção nos trabalhos.

4) Ajuda da tecnologia

Atualmente, revistas e catálogos online, bem como ferramentas de controle e cálculo, como o Excel e outras, fornecem apoio para agilizar os pedidos de materiais de construção civil. A tecnologia reduziu prazos e acelerou tarefas antes demoradas.

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Mas mesmo que a comunicação interna na empresa possa funcionar bem sem precisar do encontro olho a olho, na hora da compra o contato pessoal entre fornecedor e comprador pode ser importante para esclarecer dúvidas.

5) Corrupção

Prática comum, a corrupção continua a assombrar os pedidos de materiais de construção civil. Ocorre, por exemplo, quando um profissional recebe dinheiro ou outros presentes para escolher um determinado fornecedor. O resultado são danos para a obra, a empresa e os outros profissionais envolvidos. Estão sob esse risco sobretudo funcionários mais jovens e inexperientes.

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É comum, porém, o recebimento de brindes como cestas de natal, agendas, bonés e outros itens menores – trata-se de parte da estratégia de marketing dos fornecedores para divulgar a marca. São diferentes da “bola”, como são conhecidos os presentes maiores, que podem levar à corrupção e devem ser abolidos.