Ao analisar as contas e os gastos e identificar áreas críticas pela primeira vez, empresas dos mais diversos setores costumam se assustar com o tamanho dos custos relacionados a telecomunicações. Por conta disso, a telefonia acabou merecendo o ingrato apelido de “vilã do orçamento” no jargão de consultores e especialistas em como reduzir custos com telefonia na empresa.

Em empresas de construção civil, é inevitável gastar significativamente nesta área. Isso porque a natureza da atividade pressupõe que frequentemente boa parte dos colaboradores estarão em canteiros de obras ou fora do escritório a trabalho. De acordo com uma pesquisa que analisou os setores de construção, software, mídia e entretenimento, indústria manufatureira e serviços financeiros, realizada pela Box, empresa americana que presta serviços de armazenamento de dados em nuvem para outras empresas, os profissionais do setor de construção precisam se relacionar com parceiros externos duas vezes mais do que nos demais setores.

Em um ambiente como esse, a comunicação em sua acepção mais ampla do que apenas telefonia, deveria ser a maior aliada do sucesso, não a grande vilã.

Se você acabou de chegar à conclusão que precisa reduzir custos com  telefonia na sua empresa de construção civil, mas sabe o quanto a comunicação frequente e organizada é chave para o sucesso dos negócios, este artigo é para você.

Aprenda a reduzir custos com telefonia na empresa

Você não precisa pagar uma pequena fortuna todo mês com contas de telefone e pacote de dados, e por isso é tão importante fazer uma boa gestão de telefonia corporativa. Usar o dinheiro a seu favor significa oferecer serviços mais competitivos, melhorar posicionamento no mercado e ter margem de lucro mais alta. Neste artigo você vai aprender como reduzir custos com telefonia na empresa. E você pode começar agora mesmo.

1) Telefone para quê?

Você sabe detalhar quando e porque seus funcionários utilizam o telefone fixo, celular ou a internet corporativa? Então comece por saber a resposta para essas dessas perguntas. Só aí você já conseguirá identificar especificamente os itens que elevam seus gastos com telefonia. Se o uso do telefone for essencial para suas equipes de vendas e atendimento ao cliente, por exemplo, negocie valores e tarifas com as operadoras, procure por serviços de VoIP ou até instale ferramentas como o Skype para a comunicação entre funcionários. Somente com a gestão de uso você verá como reduzir custos com telefonia na empresa em até 20%, de acordo com estudos da Navita, empresa especializada em gerenciamento de telecom.

2) Negociou? Confira as faturas

Não é porque a operadora foi bacana e ofereceu a você um ótimo desconto que cobranças indevidas não poderão acontecer. Verifique se as condições do plano estão sendo cumpridas, o que está sendo efetivamente cobrado e se os descontos foram aplicados. Caso perceba algo errado, ainda dá para recuperar as cobranças indevidas dos últimos três anos.

3) Uso indevido do celular corporativo

Talvez esse seja um dos principais gargalos nas empresas e, principalmente, para construtoras, uma vez que os profissionais estão sempre em movimento, visitando obras e canteiros. Segundo um levantamento da Navita, o custo do uso inapropriado do celular corporativo pode representar até 20% do valor da fatura. O estudo revela que um dos grandes vilões pode ser o aparentemente inofensivo SMS. Além de não ser a forma mais eficiente de passar mensagens sobre questões relacionadas à empresa, esse serviço contribui para a baixa da produtividade e ainda vai custar caro no final do mês. Vale ainda mostrar aos funcionários a conta, mesmo que eles não sejam responsáveis por quitar a fatura. Além de perceberem que existe um mecanismo de checagem do uso, também serve como parte do trabalho de conscientização.

4) Seja bem-vinda, cultura digital

Reduzir conversas por telefone não significa diminuir a comunicação entre seus funcionários. Estimule mais contato por meios digitais, via aplicativos e tecnologias de voz e texto, como o Construct App, Skype, Slack, entre outros.

5) Comunicação móvel em projetos

Uma vez que a cultura digital esteja estabelecida, é hora de organizar a troca de informações. Imagine a cena. Do canteiro de obras, o engenheiro precisa reportar uma série de questões, desde o andamento do projeto até não-conformidades. Tudo isso é feito por telefone celular, afinal, esse profissional precisa visitar uma série de locais no mesmo dia. Além de pagar caro por isso, essas mensagens podem se perder no meio do caminho e virar outra coisa até chegarem a ser resolvidas, como na brincadeira de telefone sem fio.

Quem trabalha com construção civil sabe que a comunicação entre o canteiro de obras e o escritório precisa ser a melhor possível, pois isso significa evitar problemas e reduzir custos. Para isso, sua empresa pode contar com tecnologias móveis e aplicativos, com potencial para aumentar a eficiência dos projetos de gestão, uma vez que tornam a comunicação mais ágil e permitem mais engajamento e transparência. Um desses apps é o Construct, que tem como objetivo centralizar e organizar as etapas da obra — com criação de tarefas e denominação de um responsável por cada uma delas, acompanhamento do progresso da obra e até o uso de registro fotográfico para checagem de qualidade.

6) BYOD

A sigla em inglês “Bring your own device” também pode ser traduzida como economia em gastos com smartphones e aparelhos de telefonia. Brincadeiras à parte com a tradução, como hoje em dia a maioria das pessoas possuem seus próprios smartphones e tablets, sua empresa pode optar por permitir o uso.

Cuidados com questões trabalhistas e com informações da empresa devem ser levados em conta aqui. Com o uso desses aparelhos inteligentes será possível investir em mais aplicativos de comunicação que podem ajudar sua empresa a reduzir custos com telefonia e o uso indevido do celular corporativo.

Qual a meta de redução de custos com telefonia na sua empresa? Conte pra gente nos comentários.

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