Podemos definir a alocação de recursos como a distribuição de diferentes componentes entre projetos, empresas ou atividades. Assim, os recursos podem ser humanos, financeiros ou materiais dependendo do contexto da empresa ou projeto em questão.
O grande desafio das pequenas e médias empresas é saber alocar seus recursos corretamente – principalmente os recursos humanos, responsáveis pela efetiva execução das tarefas planejadas. A má distribuição de recursos acaba levando a problemas como atrasos, gastos extras de dinheiro, retrabalho e equipe insatisfeita.
Se você suspeita que este problema esteja afetando a produtividade da sua empresa, confira abaixo 5 dicas para melhorar a alocação de recursos dentro de projetos:
1. Conheça as habilidades de cada um
Dentro de uma empresa com muitos funcionários e uma rotina atribulada, saber os pontos fortes e fracos de cada um pode ser uma tarefa difícil. No entanto, este é um exercício diário que não deve ser deixado de lado.
Conhecer as habilidade e pontos de destaque dos membros da sua equipe pode auxiliá-lo a tomar decisões e delegar tarefas de forma mais inteligente e ágil, de acordo com as capacidades e o desempenho de cada um em atividades previamente executadas.
2. Defina objetivos claros para cada tarefa
Boa parte dos erros e má execução de tarefas é gerado pela incompreensão do que realmente deve ser feito. Atividades abrangentes demais e pouco detalhadas acabam sendo nada objetivas, e os profissionais responsáveis acabam sem saber por onde começar ou que linha de raciocínio seguir para concluir o trabalho.
Aqui, a dica é ser o mais específico possível, detalhando objetivos claros e os pontos mais importantes de cada tarefa. É preciso lembrar que nem sempre a sua equipe enxerga algo da mesma maneira como você – por isso, singularizar as necessidades ou o caminho para cada tarefa pode evitar retrabalho no futuro.
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3. Evite sobrecarga
Por mais qualificada que uma equipe possa ser, sempre existem alguns colaboradores que conseguem se sair melhor na execução simultânea de várias tarefas. No entanto, isso não é justificativa para sobrecarregá-los: isso pode gerar um ciclo de atrasos, tarefas mal realizadas, acúmulo de obrigações e funcionários cada vez mais insatisfeitos.
Por isso, é fundamental saber dividir tarefas e projetos de forma inteligente – ou seja, de acordo com as competências e a disponibilidade de cada funcionário em executá-las. Aqueles com tarefas menores ou de execução simples, por exemplo, podem ser encarregados com um maior volume de incumbências, enquanto os colaboradores trabalhando em atividades extensas e mais complexas podem precisar de mais tempo livre para desenvolvê-las, não sendo ideais para trabalhar em atividades urgentes ou atípicas.
Mas, é claro, vale o bom senso e a análise real de cada membro da equipe antes de designar as atividades.
4. Estimule a produtividade da equipe
Funcionários motivados produzem mais. E a motivação pode vir de vários lugares – desde um local de trabalho mais acolhedor e dinâmico até um bônus salarial no final do semestre.
É importante lembrar que produtividade nem sempre significa produzir em maior quantidade, mas também alcançar objetivos e finalizar projetos e atividades com excelência.
Reuniões onde as equipes podem mostrar o progresso nos projeto desenvolvidos e os principais resultados em cada atividade são excelentes como estímulo. Assim, todos entram em contato com os projetos sendo executados e cria-se a sensação de reconhecimento pelo esforço diário entre os colaboradores.
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5. Aprenda com erros e atrasos
Todas aquelas tarefas atrasadas e projetos cujas atividades deram errado devem servir para mais do que gerar prejuízos e dores de cabeça. O bom gestor deve aprender com seus próprios erros, aceitar que eles eventualmente irão acontecer e que isso é parte natural do processo de alocação de recursos, distribuição e tarefas e execução de projetos.
Contratempos e erros indicam os pontos onde é necessário modificar ou empregar maiores esforços – ou seja, espaços para melhorias que impedirão que os mesmos erros se repitam em projetos futuros. Ao invés de buscar um culpado pelo imprevisto, busque identificar o que o causou e o que pode ser feito para melhorar os resultados nas próximas atividades.
