5 dicas para melhorar a alocação de recursos dentro de projetos

Podemos definir a alocação de recursos como a distribuição de diferentes componentes entre projetos, empresas ou atividades. Assim, os recursos podem ser humanos, financeiros ou materiais dependendo do contexto da empresa ou projeto em questão.

O grande desafio das pequenas e médias empresas é saber alocar seus recursos corretamente – principalmente os recursos humanos, responsáveis pela efetiva execução das tarefas planejadas. A má distribuição de recursos acaba levando a problemas como atrasos, gastos extras de dinheiro, retrabalho e equipe insatisfeita.

Se você suspeita que este problema esteja afetando a produtividade da sua empresa, confira abaixo 5 dicas para melhorar a alocação de recursos dentro de projetos:

1. Conheça as habilidades de cada um

Dentro de uma empresa com muitos funcionários e uma rotina atribulada, saber os pontos fortes e fracos de cada um pode ser uma tarefa difícil. No entanto, este é um exercício diário que não deve ser deixado de lado.

Conhecer as habilidade e pontos de destaque dos membros da sua equipe pode auxiliá-lo a tomar decisões e delegar tarefas de forma mais inteligente e ágil, de acordo com as capacidades e o desempenho de cada um em atividades previamente executadas.

2. Defina objetivos claros para cada tarefa

Boa parte dos erros e má execução de tarefas é gerado pela incompreensão do que realmente deve ser feito. Atividades abrangentes demais e pouco detalhadas acabam sendo nada objetivas, e os profissionais responsáveis acabam sem saber por onde começar ou que linha de raciocínio seguir para concluir o trabalho.

Aqui, a dica é ser o mais específico possível, detalhando objetivos claros e os pontos mais importantes de cada tarefa. É preciso lembrar que nem sempre a sua equipe enxerga algo da mesma maneira como você – por isso, singularizar as necessidades ou o caminho para cada tarefa pode evitar retrabalho no futuro.

Leia também: Alocação de recursos: 6 sinais de que você está fazendo errado

3. Evite sobrecarga

Por mais qualificada que uma equipe possa ser, sempre existem alguns colaboradores que conseguem se sair melhor na execução simultânea de várias tarefas. No entanto, isso não é justificativa para sobrecarregá-los: isso pode gerar um ciclo de atrasos, tarefas mal realizadas, acúmulo de obrigações e funcionários cada vez mais insatisfeitos.

Por isso, é fundamental saber dividir tarefas e projetos de forma inteligente – ou seja, de acordo com as competências e a disponibilidade de cada funcionário em executá-las. Aqueles com tarefas menores ou de execução simples, por exemplo, podem ser encarregados com um maior volume de incumbências, enquanto os colaboradores trabalhando em atividades extensas e mais complexas podem precisar de mais tempo livre para desenvolvê-las, não sendo ideais para trabalhar em atividades urgentes ou atípicas.

Mas, é claro, vale o bom senso e a análise real de cada membro da equipe antes de designar as atividades.

4. Estimule a produtividade da equipe

Funcionários motivados produzem mais. E a motivação pode vir de vários lugares – desde um local de trabalho mais acolhedor e dinâmico até um bônus salarial no final do semestre.

É importante lembrar que produtividade nem sempre significa produzir em maior quantidade, mas também alcançar objetivos e finalizar projetos e atividades com excelência.

Reuniões onde as equipes podem mostrar o progresso nos projeto desenvolvidos e os principais resultados em cada atividade são excelentes como estímulo. Assim, todos entram em contato com os projetos sendo executados e cria-se a sensação de reconhecimento pelo esforço diário entre os colaboradores.

Leia também: Teste: Descubra se você está alocando seus recursos da maneira certa

5. Aprenda com erros e atrasos

Todas aquelas tarefas atrasadas e projetos cujas atividades deram errado devem servir para mais do que gerar prejuízos e dores de cabeça. O bom gestor deve aprender com seus próprios erros, aceitar que eles eventualmente irão acontecer e que isso é parte natural do processo de alocação de recursos, distribuição e tarefas e execução de projetos.

Contratempos e erros indicam os pontos onde é necessário modificar ou empregar maiores esforços – ou seja, espaços para melhorias que impedirão que os mesmos erros se repitam em projetos futuros. Ao invés de buscar um culpado pelo imprevisto, busque identificar o que o causou e o que pode ser feito para melhorar os resultados nas próximas atividades.