O Planejamento de comunicação é um dos aspectos mais importantes no gerenciamento de projetos. Alguns estudos sobre o tema sugerem que cerca de 90% do tempo de um gestor de projetos é dedicado a atividades de comunicação. Uma comunicação bem planejada e eficiente pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de um projeto.

Um dos estudos do PMI Pulse of the Profession, publicado em 2013, dedicou-se a estimar em termos financeiros o custo de uma série de possíveis ineficiências ao longo de um projeto. De acordo com o levantamento, para cada 1 bilhão de dólares investidos em um projeto, cerca de 135 milhões de dólares é o valor em risco devido a falhas e ineficiências. O mesmo estudo conclui que, dentre os fatores que ameaçam o sucesso de um projeto, o mais impactante é a comunicação: dos 135 milhões de dólares em risco, 75 milhões de dólares podem ser desperdiçados devido à comunicação ruim.

A análise do PMI conclui que organizações com comunicação altamente eficaz terminam 80% dos projetos de acordo com os objetivos planejados. Esses resultados são 54% superiores aos registrados nas empresas que que não se comunicam bem.

Planejamento de comunicação na prática

Realizar o planejamento de comunicação é fundamental para garantir que o fluxo de informações seja claro para todas as partes interessadas do projeto. Seja em relação às tarefas pré-estabelecidas ou às mudanças que possam ocorrer durante a execução da obra. Para que isso ocorra, tudo isso deve ser devidamente formalizado e repassado.

A importância disso está diretamente ligada ao cumprimento de prazos. A comunicação eficiente permite que cada profissional entenda as suas responsabilidades e com isso consiga planejá-las e cumpri-las a tempo, além de se preparar para conter possíveis problemas, que eventualmente ocorrem.

Segundo a nova norma de ISO 9001:2015, qualquer plano de comunicação deve identificar quem precisa de qual informação, quando eles precisam e como essa informação deve ser fornecida a fim de garantir a entrega bem sucedida das mensagens entre emissores and receptores (limitando rúido e distorção).

Algumas situações comuns que podem ocorrer quando a informação não circula de forma eficaz:

• Conflitos de expectativas e interesses, gerando incertezas nos procedimentos e tomada de decisões;

• Alterações no projeto que não são comunicadas, deixando a equipe em campo perdida, que podem executar o trabalho de uma forma não esperada;

• Falta de informação ao setor de Orçamento e Planejamento, o que pode impedir uma nova estimativa do custo e do prazo da obra.

No Blog Construct, falamos bastante sobre essa etapa-chave para o sucesso dos projetos, e até já elaboramos uma ferramenta com nosso parceiro, Gestor de Obras, para ajudar sua empresa a elaborar o planejamento da comunicação em projetos de construção civil.