A comunicação eficaz é considerada como um dos principais fatores de sucesso na gestão de projetos. Uma pesquisa do PMI (Project Management Institute) concluiu que organizações com comunicação altamente eficaz terminam 80% dos projetos de acordo com os objetivos planejados. Esses resultados são 54% superiores aos registrados nas empresas que que não se comunicam bem, de acordo com a mesma pesquisa.

Um outro estudo do PMI mostrou que gestores de projetos bem-sucedidos utilizam quase 90% do seu tempo envolvidos em algum tipo de comunicação referente aos projetos. O primeiro passo para criar uma cultura de produtividade pessoal e alcançar melhores resultados nos seus projetos é introduzir um processo de comunicação interna eficiente já na fase de Planejamento.

Para ajudar você a obter melhores resultados no projeto graças a uma comunicação mais efetiva, elaboramos esta Planilha para Planejamento de Comunicação na Construção em parceria com o Portal Gestor de Obras. Faça o download gratuitamente!

A estrutura de um plano de comunicação

Elaborar um plano de ação para comunicação interna e externa tornou-se requisito básico de um sistema de gestão de qualidade de acordo com a nova ISO 9001:2015. Segundo a nova norma, o plano de comunicação deve identificar quem precisa de qual informação, quando eles precisam e como essa informação deve ser fornecida.

O gestor responsável pelo planejamento de comunicação deverá identificar e compartilhar de maneira estruturada com os demais envolvidos no projeto: quem são os Stakeholders do projeto, quais devem ser os Itens de comunicação ao longo do projeto e quem são os responsáveis por transmitir informações ao longo do projeto.

1. Stakeholders

O primeiro passo no planejamento é listar todos os stakeholders do seu projeto. Os stakeholders são todas as partes envolvidas com o projeto, como Cliente, Construtora, Engenheiro, Arquiteto, Gerente de Projeto etc.

Com essa lista, o planejador pode pensar nos tópicos gerais que deveriam ser comunicados, como o andamento do projeto, realizações, desafios futuros, mudanças significativas, status do orçamento e cronograma.

2. Itens de comunicação em projetos

Depois de delinear os principais temas de comunicação e os requisitos de cada Stakeholder, você pode começar o detalhamento necessário para colocar o plano de comunicação na prática. Cada item de comunicação que afeta o sucesso do projeto deve ser listado e classificado. Haverá itens regulares (que precisam se repetir todos os dias ou semanalmente, por exemplo), e eventuais (como a comunicação sobre imprevistos ao longo do projeto).

O primeiro aspecto da classificação é a finalidade ou propósito da comunicação. Num ambiente de trabalho, alguns exemplos são:

Coleta de informações

Quando a pessoa que se comunica precisa recolher informações de outras pessoas.

Diálogo

Quando os envolvidos no projeto precisam conversar para encontrar a melhor maneira para responder aos problemas ou riscos.

Decisão/Ação

Quando a pessoa que comunica tem a expectativa que a pessoa que recebe a comunicação tomará uma decisão ou agirá em resposta.

Com o objetivo em mente, o planejador pode definir a forma ideal para alcançar o resultado da comunicação. As formas básicas são verbal, não verbal e mediada, mas é importante pensar no ambiente de comunicação específico do seu projeto. Alguns exemplos de formas específicas para se comunicar no trabalho são interpessoal, um aviso geral, em reunião, e por documento.

3. Responsabilidades

O plano deve sinalizar quem são os responsáveis pela comunicação em cada etapa e de acordo com cada situação. Duas outras designações para cada item de comunicação são a frequência (diária, semanal, eventual) e o canal a ser usado (comunicação direta, e-mail, telefonema, mensagem de texto, foto ou vídeo pelo celular).

Ao alocar as pessoas responsáveis por cada item de comunicação, o gestor responsável pelo planejamento da comunicação deve identificar o emissor e o receptor a cada item. De acordo com cada situação, quem será responsável por transmitir a mensagem, para quem e de que maneira. Ao visualizar as diferentes situações, considere o ambiente e os recursos disponíveis. É papel do planejador pensar em otimizar a comunicação.

Que ferramentas estão à disposição para que cada comunicação ocorra da melhor maneira possível?

Com a ajuda de aplicativos e dispositivos móveis, por exemplo, é possível se comunicar mais rapidamente e com mais riqueza de informações entre o canteiro de obras e o escritório, por exemplo.

O planejador também deve pensar em como a comunicação será registrada para posteridade e avaliação. Um registro para uma reunião, por exemplo, é a ata da reunião.

Comunicação entre escritório e canteiro de obras

No setor de construção civil, os profissionais atuam basicamente em dois ambientes bem distintos a cada projeto: o escritório e o canteiro de obras. Estudos mostram que 80% das atividades e custos acontecem nos canteiros de obras. No entanto, a maioria das decisões sobre planejamento, controle de orçamento e alocação de recursos acontecem no escritório. Por isso, é crucial que as pessoas estejam alinhadas, colaborando a distância, mas esta nem sempre é uma tarefa fácil.

Imprevistos acontecem o tempo todo em obras de construção, e a capacidade e eficiência das pessoas responsáveis em tomar decisões a respeito dos imprevistos e de se comunicar é que determinarão o sucesso ou o fracasso do projeto. É necessária uma comunicação fluída entre os dois ambientes de trabalho para atualizar os pressupostos nos relatórios de escopo, prazo, e custos e liderar as incertezas diárias.

A tendência na adoção tecnologia na construção tem sido levar softwares e aplicativos, que antes se restringiam aos escritórios, para o canteiro de obras. Uma maneira bem simples para começar é implantar uma plataforma de comunicação móvel em projetos que combina aplicativos móveis com ferramentas baseadas na web para uso no escritório.

Você pode considerar soluções como essas em seu planejamento de comunicação para projetos de construção civil.

Queremos saber qual a sua opinião sobre esta ferramenta! Conte-nos como a planilha ajudou você a elaborar seu plano de comunicação.