Muitos estudos sobre gerenciamento de projetos destacam a comunicação  efetiva como um dos fatores determinantes para o sucesso ou fracasso de um projeto. Um dos principais estudos, sobre o “papel essencial da comunicação”, elaborado pelo Project Management Institute (PMI), demonstra que profissionais que se comunicam eficientemente têm 5 vezes mais probabilidade de ter sucesso ao desempenhar seus papéis em projetos. Trata-se de uma diferença muito significativa e, se em sua empresa a execução de projetos não está atingindo os níveis de sucesso que você espera, você realmente deveria parar para analisar se você e seus colegas estão se comunicando da melhor maneira possível.

Uma comunicação eficiente depende do contexto específico da sua empresa, mas, basicamente, você deve avaliar se você e seus colegas estão se comunicando com a frequência necessária, se estão, de fato, se comunicando de maneira clara e transparente, e se estão utilizando os melhores recursos disponíveis para garantir a boa comunicação.

Este post tem como objetivo explorar a relevância da comunicação para a gestão de projetos. Para isso, apontaremos as possibilidades, as falhas e os possíveis caminhos para que a articulação entre comunicação e o gerenciamento de projetos ocorra de forma efetiva. Confira também nosso material sobre comunicação móvel em projetos.

A comunicação é a base para o planejamento da gestão de projetos

A gestão de projetos envolve a combinação de ações estratégicas, decisões – deliberadas por e para uma equipe – e a divisão de responsabilidades e funções. Para que cada sujeito envolvido nesse processo entenda seu papel e o desempenhe com presteza, é necessário que isso seja previamente estabelecido e comunicado a esse sujeito. É interessante deixar claro quais são os papéis (quem faz o quê) e o fluxo do processo (em qual momento cada sujeito atua e a quem se reporta), uma alternativa para atingir esse objetivo é a utilização de ferramentas que ajudam na comunicação interna da construtora.

No entanto, informar o sujeito de sua função não é o final do processo, mas o início. É igualmente importante que cada pessoa envolvida seja subsidiada pela informação correta, no momento necessário. Nesse sentido, o gestor do projeto tem extrema relevância em demonstrar suas habilidades de comunicação e desenvolver essa cultura em seus colaboradores.

Gestores de projetos bem-sucedidos têm como prioridade em suas atividades a comunicação. Estima-se que esses profissionais dedicam cerca de 90% do seu tempo em comunicação.

Mas não se engane! Não estamos falando apenas em ser comunicativo, e sim em promover um ambiente favorável à comunicação efetiva. É necessário implementar diferentes tipos e estilos de comunicação, pois cada pessoa ou grupo envolvidos no processo possuem dinâmicas diferentes.

As falhas de comunicação retardam o fluxo

Os problemas de comunicação podem ocorrer em diversas formas e motivos. Independentemente da causa ou da gravidade dessa falha, o impacto sempre será em todo o projeto. Ou seja, alcançará grandes dimensões. Um dos exemplos mais recorrentes é o medo que se tem de ser o portador de más notícias. Esse medo fez com que o colaborador evite falar com o gestor sobre os problemas que estão ocorrendo na ponta.

Esta situação, embora tenha um tom de proatividade, uma vez que o colaborar tenta resolver o problema por conta própria, não é sinônimo de eficiência. Se o colaborador conseguir resolver o problema, tudo bem, mas é bom ter em mente que ele se sobrecarregou para isso. Mas se não conseguir resolver o problema, ele se sobrecarregou, perdeu um tempo que poderia ser utilizado em outras tarefas e, ainda, atrasou a implementação de medidas para reverter a questão.

Por onde começar

Agora que já está claro o papel e o impacto da comunicação na gestão de projetos, as questões que se colocam são: “como otimizar o processo de comunicação existente?”, ou ainda, “como iniciar um planejamento de comunicação que atenda ao projeto em questão?”.

Isso será feito promovendo a comunicação de forma eficaz e ágil, fortalecendo o relacionamento entre todos da equipe, do mais alto cargo ao colaborador final, e favorecendo um ambiente de confiança e credibilidade:

• Saiba o que falar: mapeie as demandas de comunicação do projeto em questão e deixe absolutamente claro as funções, os fluxos e os prazos;
• Por qual meio: presencial, por meio eletrônico, documentos oficiais, etc. A escolha do meio propiciará a garantia de que as informações cheguem até seus destinatários sem perder seu conteúdo;
• Como falar: a escolha do meio lhe norteará. Documentos formais e conversas presenciais, por exemplo, demandam tons diferentes.

Não se esqueça: uma boa comunicação otimiza qualquer tarefa!

Dando continuidade ao assunto, aqui você acessa um post que apresenta como elaborar o planejamento de comunicação em projetos de construção civil. Confira!