Comunicar-se é preciso, mas pagar caro por isso, não. As contas de telefone, em geral, não são as maiores em meio a tantas outras em uma empresa, mas a vantagem é que podem ser rapidamente reduzidas, com impacto no orçamento do próximo mês – se você começar já.

Faça uma análise dos custos com Telecom, defina metas de redução e envolva toda a equipe nessa empreitada. Em tempos de crise, economizar cada centavo faz muita diferença. Veja a seguir por que sua empresa precisa fazer gestão de telefonia corporativa:

Entenda o consumo

Qual a real necessidade do uso de telefones em sua empresa? Uma boa gestão de telefonia começa com uma sessão de perguntas e respostas:

• Em quais situações sua empresa utiliza o telefone?
• Todos os funcionários têm necessidade de ter uma linha à disposição ou somente os de vendas ou que trabalham com atendimento ao cliente?
• Quem visita os canteiros de obras, utiliza celular e pacote de dados de internet?
• Sua empresa atua em outros estados ou até em outros países?
• Como é feita a comunicação nesses casos?
• As tarifas são as melhores e mais baratas que sua empresa pode negociar no mercado?

Nesse momento você já conseguirá identificar os vilões típicos da sangria com gastos de telefonia na sua empresa – e combatê-los será mais fácil.

Encare a fatura de frente

A gente sabe: com tanta coisa para fazer, você ainda precisa conferir a fatura da conta de telefone? A resposta nesse caso é sim.

Um levantamento feito pela Navita, empresa de gestão de telefonia corporativa, afirma que cerca de 7% do total das despesas gastas com faturas telefônicas são derivadas de cobranças inadequadas, dados imputados incorretamente ou cobrança por serviços fora do contratado, que podem ser contestados junto às operadoras. Esse valor pode ser restituído.

A Votorantim Cimentos é um dos casos de sucesso em gestão de telefonia corporativa. No ano passado, a empresa teve uma redução em seus custos com telefonia. Pagou uma conta de telefonia móvel 52% menor, reduziu 34% o custo mensal com telefones fixos. O custo mensal pago em multas e juros com telefones fixos caiu 46% e outros 17% de abatimento do valor vieram de auditorias e faturas das operadoras. E na sua empresa, de quanto pode ser a economia? Fica o desafio.

Fale menos e faça mais

Depois do primeiro passo para fazer a gestão de telefonia da sua empresa, que é entender como sua empresa faz uso do telefone, você já vai perceber que muito pode ser feito sem tirar o aparelho do gancho.

Uma das melhores alternativas é utilizar mais a comunicação digital. Mas como fazer isso sem perder a agilidade de uma conversa rápida? Ou como explicar situações mais complexas somente por texto? O uso de um aplicativo de comunicação móvel em projetos, por exemplo, pode ser um aliado nesse sentido pois ajuda a centralizar e organizar as informações num mesmo lugar, evitando ligações telefônicas desnecessárias e que informações fiquem perdidas em meio a tantas conversas.

No Construct App é possível gerenciar todas as etapas de uma obra, da concepção à entrega, organizando tarefas e denominando um responsável por cada uma delas, e até acrescentar fotos do que se passa no canteiro.

Fazer gestão de telefonia corporativa é uma das maneiras mais fáceis e rápidas de diminuir custos fixos – sonho de qualquer empresa. Com mais dinheiro em caixa, sua empresa vai planejar melhor suas ações para o futuro e melhorar seu desempenho e competitividade no mercado.

Pronto para começar? Conte pra gente nos comentários quais os vilões dos gastos com telefonia na sua empresa e como você usou essas dicas para combatê-los.