Oito horas dentro de uma mesma sala, uma pilha de papéis em cima da mesa e caixa de e-mails lotada de mensagens não lidas: o trabalho não planejado dá a impressão de que, por mais que você tenha trabalhado, acabou não fazendo nada do que realmente devia ter feito.

Isso acontece porque, com demandas e pressão de todos os lados, fica difícil saber o que é mesmo importante e o que pode ficar para um segundo momento. E essa rotina é especialmente prejudicial para a Construção Civil, onde atividades acumuladas significam obras atrasadas e dinheiro perdido.

Se a situação acima parece familiar e rotineira para você, está na hora de aprender a lidar com os imprevistos e atividades extras – por mais que você tente, elas sempre vão aparecer. Confira a seguir:

Saiba delegar tarefas

Quando um imprevisto ou atividade não planejada aparece, pode parecer mais fácil resolver o problema por conta própria do que delegar a tarefa a alguém que também possa resolvê-la. E esse é um dos maiores erros de produtividade que você pode cometer.

Saiba direcionar as tarefas que se encontram indiretamente sob a sua responsabilidade. Muitas vezes, os imprevistos que chegam até você poderiam ter sido facilmente resolvidos por outra pessoa – e isso não significa ter menos controle sobre o que está acontecendo. Delegar tarefas da maneira certa também envolve diminuir o ciclo de resolução de problemas e coordenar equipes com funcionalidade.

Dica: com o Construct App, você pode direcionar tarefas e checklists a um responsável na mesma hora em que as demandas chegam. Assim, o trabalho é agilizado e ainda é possível acompanhar o andamento dos trabalhos.

Defina suas prioridades

A capacidade de delegar tarefas também envolve saber definir as suas próprias prioridades – principalmente quando os imprevistos não podem ser resolvidos por ninguém além de você. Não se trata de deixar de lado as atividades que já existiam, mas de saber identificar quais demandas são mais urgentes e exigem um esforço maior para sua execução.

Mas como priorizar quando tudo parece prioridade? De acordo com o Princípio de Pareto, de todas as atividades diárias, 20% delas são responsáveis por 80% dos resultados – ou seja, boa parte do seu trabalho é redundante, não terá nenhum resultado ou simplesmente não tem prioridade nenhuma. A dica aqui é saber dizer não para atividades alheias, organizar suas próprias tarefas com a ajuda de ferramentas de produtividade e atribuir urgências a cada uma delas.

Assim, você pode acompanhar seu próprio trabalho de maneira mais fácil e ainda pode resolver novas pendências sem atrapalhar a sua rotina.

Comunique-se

Seus colegas de equipe não sabem que você tem 3 reuniões no mesmo dia, a menos que você coloque isso na sua agenda ou compartilhe suas atividades de alguma forma. O ideal é que todos compartilhem seus compromissos diários e as atividades que precisam resolver durante a semana. Assim, os gestores podem ver quem tem mais disponibilidade para resolver assuntos estratégicos e quem já se encontra sobrecarregado com outras prioridades.

Para isso, é importante deixar o e-mail de lado e apostar em ferramentas efetivas de comunicação e interação. Assim, todos podem se comunicar de forma instantânea e direcionar a resolução de problemas sem criar novos empecilhos.

Dica: o Construct é uma ferramenta de comunicação especialmente para as empresas de Construção Civil. Os membros da equipe podem trocar informações, imagens, documentos e tirar dúvidas, notificando todos os colaboradores daquela equipe ou apenas os desejados.

Aposte nas ferramentas de gestão

Para gerenciar melhor o seu tempo, suas atividades e os projetos de maneira macro e micro, é fundamental utilizar alguma ferramenta de gestão e acompanhamento. Como as empresas da Construção Civil trabalham com demandas do escritório e do canteiro de obras, é importante utilizar alguma plataforma que unifique estes dois locais de trabalho.

De maneira nenhuma as tradicionais planilhas financeiras ou softwares como o Excel e o MS Project devem ser abandonados. O objetivo das ferramentas de gerenciamento é auxiliar na execução, na fiscalização e no controle dos projetos, de maneira mais prática e alcançável para os gestores e equipes.

Clique aqui e veja como o Construct App pode ajudar a sua empresa a gerenciar equipes, tarefas e projetos de maneira simples e sincronizada.

O que você achou dessas dicas? Como você lida com o trabalho não planejado na sua empresa? Deixe sua opinião nos comentários!