A produtividade na construção civil é um dos maiores desafios do setor: só no Brasil, a produtividade do trabalhador consegue ser 25% menor do que a média mundial. Além da falta de mão de obra especializada e de tecnologia, outro fator contribui para o problema: as reuniões longas e improdutivas.

Atire a primeira pedra quem nunca participou de uma reunião cujo objetivo não era claro e, no final, todos saíram com a sensação de desperdício de tempo. Para evitar que essa situação aconteça no seu ambiente de trabalho, preparamos 6 dicas simples, mas que costumam cair no esquecimento. Confira:

1. Defina exatamente o assunto da reunião

Defina o assunto, monte a pauta: quais assuntos precisam ser discutidos ou dependem de decisões a serem tomadas? Não basta fazer uma reunião, por exemplo, a respeito de um canteiro de obras que está com problemas. É preciso saber quais problemas estão sendo enfrentados ou, se isso não for possível, motivar a reunião a partir da identificação destes conflitos.

2. Defina os objetivos

Depois de definir o assunto ou pauta, é fundamental definir quais decisões precisam ser tomadas ao longo da reunião – e não se esqueça de determinar as decisões com antecedência, não deixando para ver o que precisa ser decidido já durante a reunião.

Em uma reunião com a equipe de suprimentos, por exemplo, identifique previamente os problemas e o que deve ser melhorado ou modificado: é preciso trocar a marca de determinados materiais? Se o pedido de materiais está ficando caro, é necessário negociar ou mudar de fornecedor? Se o canteiro de obras está ficando sem materiais e os trabalhos são paralisados, os pedidos precisam ser feitos com mais antecedência ou o responsável pela operação não está seguindo o cronograma? Sem saber os reais objetivos da reunião, há grandes chances de que você e sua equipe fiquem horas discutindo sobre o assunto e saiam com a sensação de que nada foi definido ou combinado.

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3. Quem deve participar da reunião?

Reuniões que envolvem muitas pessoas nem sempre geram resultados satisfatórios. Além disso, parte de quem está presente poderia ser mais produtivo para a empresa se tivesse continuado desempenhando suas atividades ao invés de participar da reunião.

Por isso, selecione adequadamente os participantes e convoque apenas as pessoas necessárias para a tomada de decisão ou para a resolução do motivo da reunião. É importante lembrar que nem sempre todos os membros de uma equipe serão necessários, e convidar todos apenas para “fazer média” ou para passar algum tipo de reconhecimento pode não ser nem um pouco produtivo.

4. Condução e mediação

Nomeie um mediador para reunião, que ficará responsável por conduzir os assuntos, direcionar as soluções e conter possíveis conversas paralelas que não são relacionadas ao tema da reunião. O mediador também deve ser o responsável por focalizar as discussões no assunto ou problema que precisa ser resolvido. Sem uma pessoa para conduzir, as chances de que a reunião termine sem uma resposta ou ação definitiva são grandes.

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5. Determine a duração (e cumpra)

Além de ser desagradável, passar horas em uma sala para resolver um assunto que poderia ter sido solucionado em apenas 20 minutos (se houvesse foco e objetivo) é totalmente improdutivo. Determine quanto tempo a reunião deve durar, para que todos os participantes se programem previamente e as atividades do dia não sejam prejudicadas. E o mais importante: se atenha ao tempo estabelecido.

A duração da reunião pode ser pensada de acordo com a complexidade dos assuntos a serem tratados e até da quantidade de participantes – reuniões com a presença de muitas pessoas costumam demorar mais, pois é mais difícil chegar a um consenso a partir de vários pontos de vista diferentes. Se a reunião for muito longa e complexa, também é interessante fazer um intervalo. Depois de um tempo, o cérebro naturalmente perde a capacidade de se manter focado em um assunto, e um intervalo simples de 10 ou 15 minutos já é suficiente para relaxar e restabelecer a atenção e o raciocínio.

6. A reunião é mesmo necessária?

Não importa se a sua empresa é pequena, média ou grande: o clichê “essa reunião poderia ter sido um e-mail” é real e pode atingir os setores e funcionários mais produtivos.

Muitas vezes, os assuntos das reuniões não são realmente um problema e não necessitam de uma decisão – ou seja, poderiam ter sido facilmente resolvidos ou comunicados através de um e-mail ou por uma ferramenta de comunicação simultânea.

Por isso, antes de agendar uma reunião e convocar a sua equipe, pense se não há outras formas mais simples e produtivas de deliberar sobre o assunto. Uma dica é utilizar o Construct App, que serve como plataforma de comunicação e gerenciamento de atividades e equipes – usando o aplicativo há um ano, a construtora Tecnisa já conseguiu eliminar uma reunião semanal com os engenheiros que durava 5 horas.

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